超多主詞的Email讓人翻白眼?不被討厭的職場溝通

寫 Email,你身邊也有「 I 魔人」嗎?書信來往時,有人的信整封都是「我我我」。這樣會人觀感不佳嗎?

講到寫 Email,你身邊也有「 I 魔人」嗎?書信來往時,一堆句子常用 I 開頭,整封信都是「我我我」?

商務書信裡,有很多I不行嗎?

話說有次喬伊去新竹某科技大廠,訓練一批中階主管透過 Email 展現主管風範和其專業。有位副理利用中場休息來找我,他問我:「Joy老師,英文好的人是不是很容易驕傲?」見我一頭霧水,他用手機秀給我看:「他這樣用字,我看了覺得有點討厭。」

— 以下內容和姓名皆經過編輯 —

(blah blah blah …)

I understand why you want the information. I did spend some time thinking about your need. However, our engineers can’t fulfill what you requested because it’s confidential. Also, I can’t do anything until I get further approval from our manager, Tom. 

原來這位副理,想知道某廠商元件的設計細節,結果對方在回信時告知「礙於商業機密,無法讓底下工程師提供相關資訊,而且沒有長官允許下,無法給進一步協助。」

看完後,雖然覺得廠商的贅述太多,但我心想:對方論述沒什麼問題,不便公開的事,當然不能給。但這跟副理一開始說的「英文好的人,是不是很驕傲」有什麼關係?

原來,副理是看到對方寫一堆 I 開頭的句子,一會「我」明白、一會「我」有想、一會「我」又要問長官……「他一段話就有四個 I ,感覺好像很強調自己的立場跟想法很重要這樣。」副理在旁忍不住又碎唸了起來,覺得對方很自大……

喔~原來如此。信件中一堆 I、I、I、I 讓副理感到礙眼。讀到這,你和他們也有同感嗎?對於信件中一堆我我我這種 I 不停的句子,也覺得觀感不佳?

像這樣的狀況,每天在全世界往返的上億封 Email 中幾乎是標配,難道那麼多人都有大頭症嗎?如果你是苦主,建議分享這篇文章到臉書或其他社群平台,悄悄提醒那些施主趕快覺醒XD 若你正是這些 I 不停的推手,那也別擔心,讓喬伊給你好好說一說,其實 I 來 I 去沒有不好,只是有些眉角要注意。

大家都需要I,只是要I得恰當

根據喬伊百科,凡事皆有二面,有利有弊,連主詞也不例外,所以接下來這句話你一定要記住!

主詞是雙面刃!主詞是雙面刃!主詞是雙面刃!

像是 I、You、He/ She、事情、東西等等都是句子常見的主詞,用得好帶你上天堂,用不好…呃…不好說。今天這篇先來講 I 的使用。以後喬伊還會寫文章討論,其他主詞如何使用才恰當。若想繼續收到,可以在文章底下填寫Email讓小編通知你,或是到粉絲團 我是黃喬伊 按下追蹤就行囉!

言歸正傳,關於 I 的使用,以下用兩封Email示範差異;如果你是Jason,覺得哪封比較順眼?

相信答案是 Email 2 吧!

Email 1 的內容是寄件者很遺憾通知收件者無法出席會議,因為要去上海出差。相較之下,Email 2 的寄件者在告知未能出席後,並沒有解釋為何會缺席,而是問能否直接請代理人出席會議。

同樣都有三個 I 開頭的句子,Email 1 傳遞的訊息只圍繞在「寄件者」本身,但 Email 2 卻多了對「收件者」更有意義的內容:解決方案。

因此,I 開頭的句子,當然可以寫,表達得當,想寫八個也行呢!重點是,你要確保這些 I 句子傳遞的訊息中,有考量到「收件者」的立場就行了。為什麼寫句子要想到收件者呢?道理很簡單,就像喬伊在企業內訓的邏輯表達課程提到,溝通的黃金準則是:

1.除非你讓我知道你在乎我

2.否則我不在乎你要說什麼

不管是對誰、不管在哪裡、不管用何種溝通平台、型式都一樣。即使是寫 Email,句子傳遞出來的訊息究竟有無把「收件者」的立場放在心上,一眼就可看出。不信?以下兩欄比較看看。

在職場上,很多人都像寄件者 A,句子常繞在「自己」身上,包含要做什麼、這件事要先問過老闆、或是跟你要個東西是因為自己要趕報告等等。表達上句句屬實,半點不假。你說他們不在乎別人,只在乎自己嗎?有些人或許是,但很多人其實不是這樣的。畢竟比起別人的需求,我們對自己的事、想法、行為、公司、部門、同事等等總是比較熟悉,在寫 Email 時,自然有什麼就寫什麼,這是很正常的。用台語來說,這樣的人通常都是卡古意啦(台:老實)。

那你說這樣不好嗎?

當然沒有不好,只是老實要用對地方。如果今天是要你對別人「報告」自己的狀態、或是部門、公司的立場等,那麼你想怎麼 I 就怎麼 I;但假使今天寫信的目的是為了解決問題、建立可靠形象、拉近雙方關係(你知道的,有關係就沒關係),那這時就不能只是報告,而是要把「溝通」的黃金準則發揮出來,不管當下是否能滿足對方的需求、又或者是遇到立場衝突,都要盡量在句子中把對方的立場考量進來。

現在,讓我們回頭來看文章一開始在抱怨的那位副理。假設對方把副理的立場放在信上呢?喬伊用 Email 2 改一版參考看看。

話說回來,職場溝通要做到盡善盡美,實在是太難了。這也是為什麼我每次寫完一封 Email ,都會在寄出前再多看一眼,想想「如果我是收件者,看到這封信會有做何感想?」然後就會發現,原來我也是老實人XD 寫了一堆自己要做什麼,如何如何又如何,卻忘了收件者又不是我,根本不需要聽那麼多解釋。因為,比起我做了什麼,他更在意的,一定是自己的問題是否有被解決。畢竟每個人的立場都不同,對我們不利的、或是我們自己做不到的,我們自然會想把話說清楚。

不過,實話總是殘忍,在職場上太過直球對決,很容易讓自己鼻青臉腫,尤其 Email 又會留下證據,常成為職場衝突的呈堂證供。因此,有些時候先把對方的立場考量進來,不僅是出自善意,若溝通結果不理想,至少也不要讓自己Email 成為別人攻擊你的證據。

記得Joy說的,職場溝通,把對方想解決的問題順序放在最優先,寫出來的 Email ,自然就容易溝通到心坎裡去了,回信的速度和態度肯定會好很多。對了,我的商務書信 Email 課程開班囉,如果你也想和我一起學商務英文書信,讓你的客戶、老闆或同事刮目相看,記得來優質平台大人學報名喔!

Photo by Volodymyr Hryshchenko on Unsplash

3 comments on “超多主詞的Email讓人翻白眼?不被討厭的職場溝通

  1. 引用通告: 商務信件中,容易破壞關係的You要小心用! – 我是黃喬伊

  2. 引用通告: 你附加的不只是檔案,而是你想讓對方做的指令:Email裡藏的四個溝通細節 – 我是黃喬伊

  3. 引用通告: 懂得這樣用GOOGLE,快速形成道地英文商務句! – 我是黃喬伊

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