該怎樣向上管理?我用公式找出痛點,助你改變老闆的心意!

不管大小老闆,就背著圖左的使命。問題是,這些使命有些不在他們的掌控中,對老闆而言,無法完成等於對長官或投資人難交代,這就是痛點。

這陣子,因為我胃食道逆流,多日沒有再碰過咖啡、奶茶、雞排、甜點、麻辣火鍋,連消夜也不敢吃。每天都在吃低GI飲食,最常喝的飲料是溫開水。想之前,要戒都還戒不掉,家人朋友說什麼「吃健康點對身體好」,我從來沒理會過,直到現在痛到,一夜之間,飲食習慣全改了!

朋友本來還跟我開玩笑說:「看你能撐多久!」

我說:「根本不用撐啊,只要吃了就胃痛,胸腔就有異物感,整晚無法睡,哪還敢吃啊。」

你看,比起說一堆好處,讓大家體會「痛點」,就能馬上影響別人,進而採取行動。這道理適用任何人和任何事。

想要改變一個人的行為,其實不難。簡單說,就是去找他哪裡會痛,然後告訴他:「嘿嘿~我有解藥喔!」這道理用在職場上也是行得通的!

別再抱怨老闆為何不動因為你沒有看到老闆的痛點

無論是在我的「商務簡報課」,或是單純考驗口語能力的「職場邏輯表達課」中,很多同學都會直接和間接表示對「老闆」這個生物感到頭痛……常會覺得上課有什麼用,反正老闆也不聽他的呀!

其中一個例子是,有位學員在上簡報課時告訴我,他的老闆一直想要降低成本,但他希望老闆不要降低,維持原本的成本去執行案子就好。於是他問我:「簡報該怎麼做,才能說服老闆聽我的?」

乍聽之下這問題好像跟簡報有關,但仔細思考後,又覺得似乎哪裡怪怪的。

「為什麼你覺得一場簡報就能夠改變老闆呢?」

我的確在課堂上跟同學說過:成功的簡報=達到目的。但所謂的「目的」,也必須用客觀和中立的立場去取決,而不是一廂情願。

就像這位同學的例子。聽到老闆一直想要降低成本,但同學卻希望維持原本的成本,在這種想法的衝突下,第一步絕對不是想說,如何做一份簡報叫老闆來聽你的,反而要先了解,究竟他考量的點是什麼?也就是所謂的「痛點」。

不知人家痛在哪,又要如何改變他的行為呢?

老闆很少會在反對部屬的建議後,還去解釋背後的顧慮。只能說,老闆也有自己的苦衷啊!為何要把成本踩這麼死?還不是更上頭給的壓力。難不成他會大聲告訴部屬:「沒辦法啊,上面就要這樣,你們體諒體諒我吧?」或者,在你抱怨老闆:「今天才叫我準備明天要給他的資料,不覺得太不通情理了嗎?」沒辦法啊,你不知道的是客戶也是10分鐘前打電話來鬧老闆:「要是明天給不了最新數據的報告,那我就找別家做好了。」

你說,老闆能把這些面子掛不住的事,大肆說給部屬知道嗎?

別忘了,老闆也是人,是人就有痛點,找出來幫他解決,還能影響你在他心中的份量,以後真想要他聽你的,也不是不可能呢!

講那麼多,究竟要怎麼知道老闆的痛點在哪呢?

方法可多著呢!在這裡,就讓喬伊以自己的職場邏輯表達課中,其中帶到的圖表來示範。如果,你想知道老闆究竟想聽什麼,首先你得認識「老闆」這個人,搞清楚他們常見的需求,以及他們的焦慮,也就是他們會痛的地方。

說來也挺有趣的。很多同學常自認很了解他們的老闆,但問題是,大家認識的究竟是「自己感覺的」老闆?還是真正「老闆自己的感覺」?如果你事先知道,不管階級在哪,只要稱呼為老闆的人,身上就背著上圖左邊的使命,包含公司名聲、持續獲利、特色營造、團隊建設、開拓市場、權威穩固等。

問題是,這些使命有些不在他們的掌控中,失控了!當同學想要提高成本去完成案子,對老闆而言,荷包就會痛!又或者無法對上面的長官交待,被罵也會痛。

那問題來了,與其抱怨老闆不聽你的,倒不如想辦法幫他們解決這個痛點,還來得實際一些。

在這裡介紹一招,不論是老闆問你的想法,或是你想探老闆的口風,了解其中真正的顧慮,這時就可用 5W2H + NO-NO 來挖答案。

講問題、釐清需求:用5W2H + NO-NO

不過請大家特別注意!以上的問題不是要你像FBI這樣盯著老闆一題一題問啊!而是標題提到的「講述」問題釐清需求,而不是直接去「問」問題。以上的差別在於,你是把問題丟給老闆,還是明白老闆害怕失控,而「帶著想法」去引導老闆。

舉個簡單的例子:

Sam 是我的學生,他在公司負責商務發展。有天,老闆要求他在公司和授權方之間的契約再多檢查一下。

Sam 問:「不是都定案了?要檢查什麼?」

老闆回他:「你就再多看兩眼,把比較有顧慮的地方找出來嘛,你不是也有參加那個會議嗎?不會自己看嗎?」

親愛的讀者,如果是你會怎麼辦?還是你也能感同身受,很多時候,老闆在考驗的不是我們的做事能力,而是通靈能力XD 你心想:「你又沒講,我是知道要檢查什麼喔?!」

可想而知,Sam 在老闆華麗轉身離去後,馬上陷入崩潰… …契約有上百頁,是要從哪裡檢查起啦!可憐的 Sam 開始怨起天,覺得老闆根本是在找他麻煩,怎麼可以這樣那樣……(以下省略 2500字)

後來,我在 Sam 公司舉辦的內訓職場邏輯表達中,聽到Sam 跟大家分享這件事,我回答:「如果你可以先放下對老闆的怨念,反問老闆類似以下的問題,結局有沒有可能會更簡單些?」

例如:

【為什麼】

1.老闆,你前兩天才剛說定案可以送審,現在又要檢查,是不是因為對xx條款有顧慮?

→ 這題呼應的是 Why:為什麼「現在」要做這件事?

→ 若答案真是 xx 條款(跟老闆的焦慮相關的),至少幫你省點力氣,不用一百多頁全檢查;但若不是,至少讓自己少走一條冤枉路。甚至,搞不好你給了老闆一點可能他會焦慮的方向後,他會因此說「喔~xxx條款還好,但要是對方偷偷註冊專利就不好了。」等內容,那不就幫自己找到了明燈,知道要從何檢查了。

【何時?】

2.老闆,契約再過兩天就要送審,我可以檢查,但若明天中午前沒看到問題,可以就進入送審流程嗎?

→ 這題呼應的是 When:截止時期?中間審核點

→ 要知道老闆大部分都在天上,通常不知凡間如何運作,你的問話要傳達:「不是我不幫忙檢查,只是提醒你,事情是有死線的!截止日期就快到了」所以,如果你沒有靈光乍現,我就直接送審囉!搞不好老闆知道時間不夠,有可能違約時,就會放你一馬。

別忘了,我們是說要用痛點去影響老闆的行為。這裡的句子只是示範,大家還是要按實際情況調整表達喔。

哪些問題不用處理】

3.老闆,再檢查一次是嗎?是不是只要看乙方相關的就好?還是連同我們的這邊的也要看?

→ 這題呼應的是 NO-NO:哪些議題不用處理、哪些事不可做、哪些東西不用管、哪些人不用理等「限制條件」

→ 先用刪除法,讓虛無飄渺的想法,可以快速落地,抓到老闆想要的想聽的再去發揮。

以上都是在 5W2H + NO-NO 的框架下,身為部屬可以「帶著想法」提出的問題,目的就是為了快點找出老闆的痛點,在對的方向上施力,盡快改變他的行為,避免到頭來才發現又是場白工,或是掉入白費唇舌的窘境。

總之,講了這麼多,就是告訴你若真想影響別人的行為,改變他們,那麼首先該做的,並不是給予諄諄教誨,或者苦口婆心,甚至是衝突,反倒是花點時間,明白對方也是人,不改變的背後肯定是有所顧慮,而那個「痛點」只要找到,才能對症下藥,要改變也只是遲早的事囉!

這堂商務溝通課現階段是我為企業設計的內訓課程,如果有興趣的人,可以向公司的HR推薦我這堂課喔!如果你也想解決職場的溝通問題,又想精進簡報技術,歡迎來上我的中文簡報課,我認為的簡報,其實就是一場「全面的解釋與有效的說服」,只是透過簡報當工具而已。如何正確抓住專注力,才是上班族最值得花心思的核心議題!

Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

2 comments on “該怎樣向上管理?我用公式找出痛點,助你改變老闆的心意!

  1. 引用通告: 職場溝通問題,不見得是你的表達能力不足:再讀經典好書《與成功有約》 – 我是黃喬伊

  2. 引用通告: 怎樣解決不太會說話、邏輯不夠清楚的問題?從這1個技巧開始改變! – 我是黃喬伊

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