簡報整理，怎樣才會令人怦然心動？從「觀眾視角」來談

前幾天，我在捷運驗票匣門前不小心瞄到一張公告，不看還好，一看就站了幾分鐘……越看越覺得有意思。

課堂中，我總會和同學互勉實力要從日常實例練起，所以就一直在想：「如果是我，會怎麼呈現這個內容？」和「中文跟英文又會怎麼寫？」。

坦白講，我的教書原則一直都強調「溝通不需太過拘泥形式」，不管是英文還是簡報，任何表達只要有「講重點」，就不需太擔心文法、口音或是口條，就像這張公告一看就知道「我們不載有發燒的人喔」，有達到宣導的效果就夠了。

不過，既然有個捷運教材在那裡，喬伊就來跟大家聊聊這張公告「三個值得思考的點」。

第一、「簡報視角」會影響觀眾反應！

首先要聊的是「簡報視角」。

大家還記得之前，IG上有很多女生喜歡放「男友視角」的照片嗎？照片中，通常會多一隻（疑似）男友的手，然後女生要嘛對著鏡頭，要嘛回眸一笑牽著那隻手，而這種照片「男友視角照」與「自拍照」就有截然不同的感覺。「自拍照」是本人視角，「男友視角照」除了照片裡甜美的女生，還帶出了「照片之外有男友」這樣的觀眾視角。

簡報，也分「講者」和「觀眾」兩種視角，給人「看的感覺」就不一樣。請大家先花30秒看一下照片中的兩個公告（右邊是我另外設計的），看得出兩種視角的差異嗎？

左邊公告有「本公司」三個字，底下也有放捷運公司的英文縮寫「 TRTC 」，內容表明他們「拒絕運送」有發燒的人，整個公告明顯表達了捷運公司的立場，在簡報上指的就是以「講者」視角去設計內容，要取得觀眾的共鳴得多花點時間，畢竟觀眾不是我們；相反地，右邊的公告內容主體沒有跟捷運公司有關的字樣，只有看到「民眾」和「體溫超過38度者」以及「請勿搭乘」的動作提醒，訊息的呈現比較像是對著「觀眾」說話，對，就是你！如果有發燒超過38度不可以搭捷運喔！這種「觀眾視角」的內容，會比較容易有感，因為關鍵字都跟自己有關。

同樣都是公告，不同「視角」的出發點就會造就不同的觀感，當然連帶就會影響觀眾的後續反應，有可能是「好，我知道了」或是「好，我知道『要怎麼做了』」，端看簡報的講者自己想要強調什麼。

別忘了，我之前的文章也提過，簡報是一場精心安排的溝通，所有內容都是設計過的。

第二、重點在哪 ? 觀眾一眼就要看到 

講完簡報視角，接著來看投影片的「視覺設計」。人平均眨一次眼大概要0.2到0.4秒，而「視覺設計」的關鍵就是：觀眾眨完一次眼後就要看到重點！

大多數上班族的簡報，都像捷運的這個公告，有一堆文字說明，在這種情況下，如果你在呈現內容時沒有差異化，主管／客戶就很難有記憶！試想，在捷運上大家都穿黑色衣服，你肯定對誰都沒印象，但要是當中有個人穿了黃色，肯定優先被你注意到，這就是差異。而「差異」就是簡報講者想要強調的「重點」，在設計上最簡單的手法，就是「換顏色」。

左邊捷運的公告用紅色標註「發燒（≧38°C）」和「have a fever（≧38°C）」，在一群黑色字體中特別顯眼，乍看之下彷彿在教我們「發燒」的英文怎麼說。

顏色的確創造了差異，優先吸住乘客的眼球，但究竟有多少字要一起換顏色則要小心處理，因為製造差異的同時，也降低了其他文字的重要性，觀眾眨一次眼，只看到「發燒」的中英文，只看到一個「點」而沒有「面」的資訊，就變成要再額外多眨幾次眼，才能將訊息全部串起來，這在理解的速度上自然較慢。

一張公告還可以慢慢看，但要是換到了上班族的情境，通常一份簡報不會只有一頁投影片，假設沒有針對訊息小心處理差異，讓全部訊息看起來都一樣，或是同時有一堆顏色造成差異錯亂（試想一群人的穿著有紅、橙、黃、綠、藍、靛、紫等顏色，誰是重點？）在好幾頁投影片的連續（轟）播（炸）放下，只會擴大講者與觀眾的認知斷層。更糟的是，一旦多位觀眾在理解的步調上不一致，就會引發更多的提問，而這也是為什麼簡報通常很難準時講完的原因之一。

總之，我把「（體溫超過38度者）請勿搭乘捷運。」統統用紅色標註，目的就是希望經過的乘客，可以眨一次眼就看到完整的重點。不管是捷運的版本，或是我的版本（右邊公告），還是那句老話，簡報的講者自己決定要觀眾看到什麼，只要有把強調的資訊做出差異就好。

第三、投影片的內容，要呼應到3W

最後來聊聊投影片的內容。

我在臉書貼了這張公告後，有人說「運送」二字很幽默，是把乘客當貨物嗎？也有人解釋這是公家機關習慣使用的特定用語。總之，人家捷運公司想寫什麼或怎麼寫，我們管不著，因為一句話不管是正著說（例：要待在家）或是反著說（例：不要出門），要放很長（捷運公告）或很短（我的版本）的句子，重點都是「製做簡報的人，有表達出自己想講的」就好了。

那麼，回頭看看我設計的版本（右邊公告），大家看得出來我想講什麼嗎？而我又是怎麼決定要怎麼說呢？

每次要設計內容時，我都會先思考 3W ：

1. WHERE（地點）：這份簡報會在哪播放
2. WHO（對象）：目標對象的狀態
3. WHAT（關鍵訊息）：我要他們做或知道什麼

以捷運公告為例子來看，當時的我雖然不趕時間，但視線是聚焦在刷卡的匣門，一心只想快點回家，對於這張公告純粹是匆匆一瞥（停下來看某部份是因為英文和簡報魂作祟XD），因此得出以下答案：

1. WHERE（地點）：捷運站的匣門旁，民眾視線交流機率低
2. WHO（對象）：一群步伐飛快的本地人或外國人
3. WHAT（關鍵訊息）：若發高燒就不能搭車

在這種條件下，簡報的溝通就要快狠準！為了搶匆匆來往的民眾的注意力，我改用「觀眾視角」來設計句子，直接讓他們知道要做什麼，並且把「（體溫超過38度者）請勿搭乘捷運。」字體放大、用紅色標註、放在公告的中間，來往的人一眨眼就能注意到這個重點。

另外，內容不強調「概況（發燒）」，而是強調「具體狀態（體溫超過38度）」，對照中文去設計對應的英文句子，並且把英文句子的顏色也改成紅色，讓外國人一眨眼就知道整個訊息是中文的翻譯，指的是同一件事，並且快速得到完整的認知。

投影片美醜在其次，資訊要經過整理

在企業內訓和公開班，常遇到同學來反應「主管嫌我做的投影片很醜」，問我該怎麼辦，這時我就會問：「其實不是美醜的問題，你的投影片的訊息有整理過嗎？」

以我的經驗和觀察來看，主管一定知道下屬不是設計出身的，不會故意去刁難，通常會嫌投影片醜，只是因為你的投影片就像一踏進你家門，覺得很「亂」罷了！所以對上班族而言，你需要的不是去學設計，而是要練習「整理」。

總結來說，只要你在做簡報，不是直接從系統或網頁去Ctrl+C 和 Ctrl+V（複製貼上），而是先收集資料，再篩選出觀眾真正需要看到的資訊，讓人一目了然知道接下來要做什麼，而不是看完只有「喔…所以呢？」，那麼即使投影片滿滿都是字（例：捷運公告），也都能透過簡單的手法（例：換顏色或字體）讓人看出你「整理過」即可。

而我習慣整理的方式，就是從「觀眾視角」出發，用「3W（Where, Who, What）」去想內容，最後思考如何才能讓觀眾眨一次眼就看到重點，用捷運公告的例子，寫出來給所有讀者參考。

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全文引用自大人學 《簡報整理，怎樣才會令人怦然心動？從「觀眾視角」來談》

Photo by Evangeline Shaw on Unsplash