沒人有義務聽你報告,除非你給出好理由:精準表達的七個指標

客戶或老闆沒義務聽你落落長,除非你給出好理由。而這七個指標,最容易找出他們想聽的。

上週寫完了《請你不要想大象:什麼是職場的精準表達?(上)》,這一篇則是下集。

我們在上集提到了「精準表達」的重要性,也提到了預測對方的心像或基模的好處。該怎麼做,會在這一篇文章中提到。

表達前,請預估聽眾可能的反應

在職場上開口表達前,該如何預測對方的心像或基模呢?方法一樣也是百百種,不過,在喬伊看過的各種職場情境中,設計出的這七個指標,算是涵蓋較為廣泛的。

1 . 動機需求:聽眾到底為何而來?

表達前,先思考現場的聽眾為何而來。若是主動前來,通常表示有所需求,那麼表達內容更該直擊重點,若今天是在介紹產品,就可以直接講產品如何操作(How);但若是在百忙之中,硬是被打擾中途安排的拜訪,則有可能要先說明為什麼要使用該產品(Why),比起唸一堆規格,不如直接提出產品的好處更能影響聽眾的行為。

2 . 博得信任:聽眾為何要聽你說?

很多人在開口前常會忘記一件事:「聽眾沒有義務聽你說話,除非你給他一個理由」。

之前有位醫生來找我做「一對一教練諮詢」,因為要去美國研討會演講。模擬過程中,他在自我介紹第一句就先說了:「Hi everybody, my name is David.」然後就準備直接進到內容,連珠砲的狂講。

我一聽不妙,立刻問他:「等等,為什麼這麼多醫生,卻偏偏派你出國去講這主題?」他回我:「老師,不是我在吹牛。在台灣,沒有任何醫生比我還懂這個手術,我研究這項手術超過十年,你怎樣都考不倒我!」於是我告訴他:「很好,這才是精髓,也才是你在自我介紹該講的。」

第一句,就要讓聽眾快速產生信任,腦中閃過「專家」的畫面後,自然更願意聽完這場演講。

3 . 單位階級:聽者在哪一種位階 ?

不同的單位,對於「主題認知」會截然不同。例如,同樣是介紹產品,對客戶來說,研發和採購想聽的內容就不同。又或者是在年度大會,一堆跨部門的人都來到現場,這時就得想你的「目標聽眾」究竟聽得懂的內容是什麼,你又希望他腦中產生什麼畫面。

尤其不同階級中,對於主題的「細節」要求也就不一樣。越高層的主管級聽眾,更需要的是快、狠、準的重點,因為高層的心像,常圍繞在事情的效益、代價、成果、風險、成本,對於細節內容只要帶10%即可;相反的,若階級並非高層,而是執行單位,那麼對於細節的說明就要更完整,人事時地物錢都要交待清楚,腦中有完整的畫面,才能加速作業。

4 . 可能態度:聽眾是積極還是消極的?

這點我倒是很有感覺。像我在公開課程上課,很多同學上課都非常積極認真,臉上表情常寫著:「快!趕快告訴我要怎樣做」,因為動機很強烈,因此我說話的內容,就可以直接繞在「如何做(How)」。

但有些時候,當我到企業去授課,則會遇到同學們在上班百忙之中,臨時被安插來上課,難免會發生人在教室、卻仍掛念著工作上的狀況。這時,我在開場就會先說明「為什麼(Why)這堂課對你會有幫助」,讓同學覺得時間會花得值得,願意暫時先擱下手邊的作業來聽課。

因此,不管你要表達什麼,都要先想清楚「對方對我將要敘述的,有興趣嗎?」若不確定,最好先去調查清楚,免得講再多最後浪費了彼此的時間。

5 . 專業背景:對方聽得懂專業術語嗎?

對方跟我是同領域的人嗎?專業一樣嗎?如果是與客戶端同為研發單位的窗口溝通,那就可以直接說一堆專有名詞或是規則型號,彼此心像一致,完全沒有誤會;但若今天聽眾是我們的客戶,例如為了要說服客戶下單,或使用新的產品功能,當你狂唸著技術名稱,甚至把規則唸得滴水不漏,客戶仍是一頭霧水。沒辦法,客戶就不是領域中的人,這時,反而要用更直白的比喻來處理。

記得,把專業背後代表的「意義」說出來,也會減少客戶的小劇場。至於要如何翻譯專業,把術語說得潛顯易懂,這在之後的文章會介紹,歡迎讀者追蹤喬伊的粉絲團,或是在右欄填寫電子信箱也行喔!

6 . 先備知識:聽眾的前情提要夠充足嗎?

先備知識,指的是對話主題的「來龍去脈」,就像我在前一篇文章中,大衛同事那個不精準的實例。大衛的同事沒頭沒腦就開始訴苦,搞得大衛一頭霧水,雙方認知不一致,搞得大衛的基模產生一堆碎唸。

同樣的,有時在會議中對主管報告進度時,也要注意主管日理萬機,不一定能完全掌握部屬的所有工作細節,切忌沒頭沒腦講出自己熟悉的內容!先幫主管「前情提要」,或是針對專業的術語用白話說明,確保理解後再開始報告,否則主管很可能在心像和基模都是問號下,而開始感到不安或是不耐煩,不斷說出:「所以呢?你到底在講什麼?」。

7 . 聽講時間 :聽眾有多少時間聽我說?

這點是很多人的致命弱點!很多人在表達前,常沒搞清楚聽眾有多少時間願意聽我們說話。

時間條件不清楚,如何知道事情的廣度和深度該講到哪種程度?又或者先講什麼,再講什麼?就像同樣要喬伊介紹自己的商務簡報課,當我有60分鐘能和人資夥伴介紹,或者對主管只有3分鐘簡報時,我表達的內容就不同!這點可從我的文章《擅長做事的人,該怎樣表現「你比別人好」?兩個方法,點亮你的優勢》和總經理的對話看出端倪喔。

讀到這,是不是覺得原來「精準表達」的背後,要顧到的學問也太多了?沒錯,在喬伊官網一系列的文章,不管是在談「簡報」或「邏輯表達」,其中的學問和技巧不止適用職場,同樣也能發揮在生活中。很多人與人之間的誤會,有時還真的得歸因於講者的表達,造成聽眾產生錯誤的心像和基模,結果越描越黑,最後不歡而散。

最後,讓喬伊再提一點進階版的內容:每一段溝通中,有時候需要顧及的對象不止一位,比方說你在簡報給主管聽,但是主管背後還有大老闆,提案的時候,若能再進階,顧及「2人可能的心像」,讓主管好說服對方;或是你負責溝通的對象是客戶,客戶是否下單,背後也有他要負責點頭的老闆在。

這些進階版的內容,牽涉到完整的思維邏輯,我會陸續寫出來。有興趣的人,記得在粉絲團幫我按個讚,在右欄輸入EMAIL,你會第一時間收到我的文章提醒喔!

【工商服務時間】

推銷一下我的中文簡報課,這是我特別設計給常需要簡報的上班族,並且能一舉解決簡報三大盲點的人~如果你常需要上台報告、提案、影響決策或促進銷售,卻常覺得力不從心,相信我,這一堂課上完,就能產生思維的改變,是很值得投資自己的一門課。

另外一堂,是我的商務Email的結構化寫作法,也想推薦給你。很多人在公司寫英文信時超痛苦的,卻不知道,商務英文書信其實是有既定結構與套路。只要你學會我設計的這個寫作框架,加上刻意練習,絕對有可能讓你寫出不一樣的email,馬上讓你的客戶、老闆或同事刮目相看!

Photo by Campaign Creators on Unsplash

1 comment on “沒人有義務聽你報告,除非你給出好理由:精準表達的七個指標

  1. 引用通告: 請你不要想大象:什麼是職場的精準表達? – 我是黃喬伊

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