不管是中文或英文的簡報技巧課堂上，喬伊在下課後常會聽到一些同學的「告解」：
「早知道就先設計架構，難怪他們說我簡報沒邏輯！」
「原來我一直沒好好為自己爭取，還以為只要比氣長，升遷自然會輪到我。」
「終於知道那些很會簡報的人，原來職場不只要會做事，還會做人。」
在我聽來，同學心中那些「千金難買早知道」的遺憾，其實是來自於對簡報學習的不完整，報告內容難免造成講者和聽者之間的誤會。也因為聽者聽不到重點，過程中難免一直打斷，甚至有些聽者還會質疑講者的專業。
不管是人際相處、職場升遷、投資買賣、或是對於人生的體悟，總有一些事你會希望有人早點告訴你，就像那些《真希望我在xx歲就知道的事》或《下次投資前一定要注意的幾件事》的書籍，「簡報」也不例外。
在聽完同學的告解之後，我會和他們說：「英文有句話叫 Better late than never. 遲到總比不到好，有些事晚些知道沒關係，一旦知道了，你的行為自然就會不同，機會自然就多了。」
關於「簡報」這個學問，究竟有哪些「早知如此」？今天這篇，喬伊和大家分享在教書的這些年，看到了哪些普遍的迷思，以及一些同學課後的醒悟。
1 . 你常用感覺和經驗做簡報？
準備一份簡報，得花超多時間，常要加班製作，好不容易辛苦做完了，結果老闆和客戶想聽的說變就變，又被問到體無完膚，覺得「簡報體驗真差」！因此每次接到簡報任務的第一反應就是「煩啊」。
《恆毅力》作者 Angela Duckworth 提到，有些人在工作上累積數十年的經驗，甚至一輩子做同樣的工作，但始終停在中等層級而無法再往上提升。同事開玩笑回她：「有些人有二十年經驗，有些人只是將一年經驗重複了二十年。」
喬伊要問，你是用經驗做事，還是用方法做事？
為了讓同學明白「冤有頭債有主」，找出問題的根源，這時我會問同學：「你們怎麼知道自己的簡報做完可以上場報告了？」又或者「做簡報時，你怎麼決定一份簡報的內容已經完整，可以寄出去了？」有趣的是，同學每次聽完這問題，表情都是困惑，一副「什麼？這題也要思考嗎？」
很多人在做簡報時，大多依賴的是直覺，就跟找另一半一樣「憑感覺」和「經驗」。但問題是，這兩者都挺抽象的，沒有一個具體的方向和指標，就像一個導遊每次帶著觀光客坐船出航卻都不知要去哪，在迷路中隨意飄盪，最後靠到哪就叫大家下船，結果卻發現島上無人，被問為何來這也說不清楚，最後當然是敗興而歸。
其實，簡報就像公司的產品一樣，也需要完整的製程、縝密的規畫，事先設定投入的成本、時間、物料、和各階段的里程碑，連最後產品長什麼樣，也都全程是設計好的，並非隨機決定想到哪做到哪。因為不經規畫就做簡報的代價，就是浪費時間和力氣。
就像我在課堂指導的，完整的簡報製程有五步驟：
- 釐清簡報條件
- 分析聽眾需求
- 規畫簡報內容
- 呈現關鍵訊息
- 做好上台準備
有了「製程」，才能省力省事，做出具有水準的作品。
2 . 你覺得有需要發表的人，才該去學簡報？
有次去新竹教課，一位會計部門的同學在上課中開著筆電、做自己的事，我好奇靠近問怎麼不跟著大家一起練習？
只見他回：「我的工作不需要做簡報。」
我問他：「那你為何要來上課」
他又回：「是老闆叫我來的……我是覺得喔，簡報這種事，交給需要講話的公司業務或PM就行了，像我這種幕後人員，乖乖做事就行了。」
哦？真的是這樣嗎？
於是我問他：「你平常工作需要跟老闆說話嗎？」他點點頭。
我接著問：「老闆會問你的想法和意見嗎？」他也點了頭。
我再問：「那你都怎麼跟老闆說你的想法和意見？」
他說：「看老闆想知道什麼，我就說什麼」
我再問：「那麼，你老闆為何指派你來上簡報課？」同學搖頭。
喬伊在文章《全部努力，不如用對力：搞清楚公司到底需要你的什麼能力？》提到很多人進公司沒多久，發現自己某些能力跟同事重疊，造成工作成果不是很凸顯，重要性相對低落。結果為了保住自己在團隊的地位，一味「努力且大量工作」，不止造成自己更多的焦慮，甚至因無法受到老闆重視而感到沮喪。
這跟簡報有什麼關係呢？
在大型組織裡，通常同一個部門會有很多員工，大家的職責相似，但待遇卻差異很大。說到底，你的待遇還是由老闆決定，但問題是，在老闆心中，你到底有沒有存在感？當大家都在埋頭做事時，有沒有誰可以抬頭、體諒老闆日理萬機，有可能對於一些事的理解不夠全面，僅管知道有些事很重要，卻無法判斷決策，因此透過簡報幫老闆整理好資料，在開會時主動提出有建設性的想法，想當然這樣的人當然會優先被注意到。
「注意力」就是「競爭力」，每一次「簡報」，就是注意力的搶奪戰。
再多說一句，老闆為何會指派同仁來上課？如果是我，老闆叫我去上課，這肯定表示某些事我做得還不夠好。若連老闆背後的心思都沒有辦法摸透，只是低頭做自己的事，想在職場生存自然不具優勢。
3 . 你以為只有PPT才叫簡報？殊不知開口報告就是簡報
我舉個例子。曾有位業務被老闆要求，負責提供公司全部產品的銷售記錄。同仁心想這任務簡單，直接把 Excel 表格截圖，複製貼上到投影片。到了開會當天打開簡報後，老闆看了一眼也沒讓他說話，直接問他：「那接下來我們要怎麼做？」
對這突如其來的要求，同仁原以為只要把數字唸一唸就好，緊張地開始隨便找個數據就亂扯一通，一會說某商品該要追加預算行銷，但被問到細節做法瞬間又語塞，一會又說應該把南部市場的資源調回專攻北部市場。誰知老闆忙歸忙，一聽就知道同仁根本沒做功課，當大家面前直接唸他：「你在報告什麼東西啊？我請你來幹嘛的？」
再舉一個例子。曾經有同學在上課一開始就跟喬伊說：「老師，我沒有簡報，因為我在工作上只用的到 Excel ，這樣還可以上課嗎？」，原來同學以為「簡報 = PPT」，不會做PPT等於不會簡報。
等我靠近一看，他的 Excel 檔秀出的是整間公司上一季的開銷。我問他：「你每隔一段時間就要跟老闆報告這個內容嗎？」他點頭了。於是我說：「那請問你，這裡內容這麼多，你打算從何講起？又要給什麼建議？」只見同學「呃…」了幾秒後說：「看老闆問什麼，我再說什麼……」
什麼？這麼巧？剛才新竹的同學也是說：「看老闆想知道什麼，我就說什麼」。所以，如果能多想一步老闆想問什麼，是不是可以先解決這個難題？
很多簡報者的投影片，充滿著數據和資料，但是喬伊覺得，最大的重點，絕對不是資料被放在哪種格式上，而是講者如何針對「資料（data）」解讀成有用的「資訊（information）」。
你究竟是在「讀」資料，還是在「解讀」資料，其實明眼人一聽就知道。許多人將提供資料視為終點，但是只有當資料被好好解讀成資訊、達到老闆想要的目的時，資料才會發光發熱。記住，在這資訊爆炸的時代裡，並不缺任何資訊，而是解讀資訊的能力！
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