三個重點,讓沒有設計背景的你,也能做出漂亮又清楚的簡報!

喬伊老師今天教你三個小重點,如果你有簡報困擾症,每次製作前都照樣試試看,我相信很快會出現不小的差異

上週前往企業進行內訓教學時,有主管跟我說:「我們公司同仁的投影片,美觀上看起來實在是慘不忍睹……老師,你說怎麼辦才好?」本來以為是老闆想要些動畫之類的效果,原想勸阻,誰知道等我上課時,一看到同學們的簡報之後,才發現,恩,問題真的不小。

一打開投影片,哇,PPT上每張的字體大小不一、表格底色不同、擺放的位置沒有整齊、圖表的五花八門,或是同一張投影片內有超多文字、圖表、照片全擠一起,版面花花綠綠,讓人不知道眼睛該放哪裡。

學生抱怨說:「厚,老師,我在學校又不是學設計的。」

這是沒有設計基礎概念造成的嗎?或許是。但是當我指著學生們的投影片,問他們「為什麼要這樣設計」時,很多人答不上來,露出「什麼?這也要先想好喔?」的表情。

好,喬伊老師今天教你三個小重點,如果你有簡報困擾症,每次製作前都照樣試試看,我相信很快會出現不小的差異喔!

1 . 找出你最希望決策的那一個人

很多人最常忽略是,簡報是給特定觀眾看的,看了之後,到底要別人做什麼?想要看到什麼?沒有思考清楚,就隨便設計內容,很容易讓聽者感到迷惘。

很多同學對於自己要報告的對象,常搞不清楚的原因,是因為聽者眾多,不知道要講給誰聽,以致有多重出發點,終點也很難預測,難免會造成主管或客戶的決策讓自己更難做事,簡報完,等於挖了一個大坑給自己跳。

所以,喬伊希望你先挑選出,你在簡報時,最希望做出決策的那一位主管或客戶,我會叫他「關鍵聽者」。這個簡報,就像為他量身定做一樣,先只針對他的需求,並且希望他做出什麼樣的一個動作(比方說下一張百萬訂單或者同意明年上半年預算)來做說服。

這並不是說,你的簡報就不能給其他人看,而是你先看清楚「關鍵聽者」的面貌時,比較容易抓出你的報告重點。

2 . 整理訊息之後,用一個重點顏色即可

如果一份簡報沒有針對訊息小心處理差異,會讓全部訊息看起來都一樣。或是畫了很多顏色的重點,更造成差異錯亂(試想一群人的穿著有紅、橙、黃、綠、藍、靛、紫等顏色,哪一個顏色會突出?)

所以喬伊要你試試看,一個簡報,只使用一個重點顏色即可。顏色的確可以創造了差異,優先吸住觀眾的眼球,但究竟有多少字要一起換顏色則要小心處理,因為製造差異的同時,也降低了其他文字的重要性,只看到一個「點」而沒有「面」的資訊,就變成要再額外多眨幾次眼,才能將訊息全部串起來,這在理解的速度上自然較慢。

而且啊,訊息理解一旦變慢,在好幾頁投影片的連續播放(轟炸)下,只會擴大講者與觀眾的認知斷層。更糟的是,一旦多位觀眾在理解的步調上不一致,就會引發更多的提問(這也是為什麼簡報通常很難準時講完的原因之一)。多了一個顏色,引發的蝴蝶效應是很大的。

反過來說,只要掌握簡報的「重點顏色」所在,就算是「顏色單一、全文字」簡報,也不會讓人哈欠連連喔!

3 . 善用網路搜尋,找出一個好看的模版助你一臂之力

雖然我在上課常常強調設計不是最重要的,但是並不代表美觀整齊不好,就像上班你不需要穿得華麗,但至少也得乾淨。現在有許多漂亮的模版,可以隨手拈來,只要善用搜尋即可。

現在是科技時代,網路上幾乎沒有找不到的參考答案,在這提供快速的簡報解法,上網搜尋關鍵字「簡報 模版」或是在 Pinterest 網站搜尋「Presentation template」也行,仔細看就會發現要把投影片美化其實不難,分析一下模版的配色、標題的擺法、圖文的分配、箭頭表示時間軸、左右兩邊對齊比較等等,學習其大原則,大多能在美觀上大致過關。

適合業務簡報的找一個,適合企劃報告的找一個,評價好的,你就固定用、常常用。簡報模版用得順手,比任何美術創意更重要。

以上三個小秘訣,希望可以降低你做簡報前的焦慮,你學會了嗎?

如果你在簡報時,總是覺得手頭的資訊超多,很難去蕪存菁、挑選出最重要的精髓。不妨跟著我上一堂中文簡報課,上班族時間不多,我會在短短一天的課程內,教你快速搞定三大簡報核心,有效引領注意力,讓簡報達成你最想要的目標!

來看看喬伊專為忙碌者研發的上班族的中文商務簡報課

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

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