上週前往企業進行內訓教學時，有主管跟我說：「我們公司同仁的投影片，美觀上看起來實在是慘不忍睹……老師，你說怎麼辦才好？」本來以為是老闆想要些動畫之類的效果，原想勸阻，誰知道等我上課時，一看到同學們的簡報之後，才發現，恩，問題真的不小。
一打開投影片，哇，PPT上每張的字體大小不一、表格底色不同、擺放的位置沒有整齊、圖表的五花八門，或是同一張投影片內有超多文字、圖表、照片全擠一起，版面花花綠綠，讓人不知道眼睛該放哪裡。
學生抱怨說：「厚，老師，我在學校又不是學設計的。」
這是沒有設計基礎概念造成的嗎？或許是。但是當我指著學生們的投影片，問他們「為什麼要這樣設計」時，很多人答不上來，露出「什麼？這也要先想好喔？」的表情。
好，喬伊老師今天教你三個小重點，如果你有簡報困擾症，每次製作前都照樣試試看，我相信很快會出現不小的差異喔！
1 . 找出你最希望決策的那一個人
很多人最常忽略是，簡報是給特定觀眾看的，看了之後，到底要別人做什麼？想要看到什麼？沒有思考清楚，就隨便設計內容，很容易讓聽者感到迷惘。
很多同學對於自己要報告的對象，常搞不清楚的原因，是因為聽者眾多，不知道要講給誰聽，以致有多重出發點，終點也很難預測，難免會造成主管或客戶的決策讓自己更難做事，簡報完，等於挖了一個大坑給自己跳。
所以，喬伊希望你先挑選出，你在簡報時，最希望做出決策的那一位主管或客戶，我會叫他「關鍵聽者」。這個簡報，就像為他量身定做一樣，先只針對他的需求，並且希望他做出什麼樣的一個動作（比方說下一張百萬訂單或者同意明年上半年預算）來做說服。
這並不是說，你的簡報就不能給其他人看，而是你先看清楚「關鍵聽者」的面貌時，比較容易抓出你的報告重點。
2 . 整理訊息之後，用一個重點顏色即可
如果一份簡報沒有針對訊息小心處理差異，會讓全部訊息看起來都一樣。或是畫了很多顏色的重點，更造成差異錯亂（試想一群人的穿著有紅、橙、黃、綠、藍、靛、紫等顏色，哪一個顏色會突出？）
所以喬伊要你試試看，一個簡報，只使用一個重點顏色即可。顏色的確可以創造了差異，優先吸住觀眾的眼球，但究竟有多少字要一起換顏色則要小心處理，因為製造差異的同時，也降低了其他文字的重要性，只看到一個「點」而沒有「面」的資訊，就變成要再額外多眨幾次眼，才能將訊息全部串起來，這在理解的速度上自然較慢。
而且啊，訊息理解一旦變慢，在好幾頁投影片的連續播放（轟炸）下，只會擴大講者與觀眾的認知斷層。更糟的是，一旦多位觀眾在理解的步調上不一致，就會引發更多的提問（這也是為什麼簡報通常很難準時講完的原因之一）。多了一個顏色，引發的蝴蝶效應是很大的。
反過來說，只要掌握簡報的「重點顏色」所在，就算是「顏色單一、全文字」簡報，也不會讓人哈欠連連喔！
3 . 善用網路搜尋，找出一個好看的模版助你一臂之力
雖然我在上課常常強調設計不是最重要的，但是並不代表美觀整齊不好，就像上班你不需要穿得華麗，但至少也得乾淨。現在有許多漂亮的模版，可以隨手拈來，只要善用搜尋即可。
現在是科技時代，網路上幾乎沒有找不到的參考答案，在這提供快速的簡報解法，上網搜尋關鍵字「簡報 模版」或是在 Pinterest 網站搜尋「Presentation template」也行，仔細看就會發現要把投影片美化其實不難，分析一下模版的配色、標題的擺法、圖文的分配、箭頭表示時間軸、左右兩邊對齊比較等等，學習其大原則，大多能在美觀上大致過關。
適合業務簡報的找一個，適合企劃報告的找一個，評價好的，你就固定用、常常用。簡報模版用得順手，比任何美術創意更重要。
以上三個小秘訣，希望可以降低你做簡報前的焦慮，如果你還是對此感到非常不放心，讓喬伊透過【商務英文簡報高效班】提供你更多合適的黃金句型、善用商務思維，做好萬全準備，焦慮感自然就會降低不少囉！
如果你聽到「英文」二字，就感到焦慮也沒關係，【上班族的商務簡報術】也可以帶你參透商務簡報的訣竅，有效引領注意力，達成目標！
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