職場溝通問題,不見得是你的表達能力不足:再讀經典好書《與成功有約》

職場人心裡真是苦啊,這麼多溝通不順,怎麼做事?所以很多人想要「學習表達技巧」,來加強工作的流暢度。但是,關鍵其實不一定在溝通,有一部份,在表達之外就已決定了。

職場的溝通困擾大同小異,不管我去哪個產業或公司指導「職場邏輯表達」技巧時,同仁大多反應的問題無外乎就以下:

「客戶提出的要求天馬行空,又不接受我們的建議。我方想拒絕,卻不知如何開口。」
「老闆有既定想法,在專業上和我認知不同,根本不聽建議。卻又要求在短時間內完成,壓力真大。」
「部屬的自我意識太高,遇事就先說做不到,交待事項常無法完成,需要反覆溝通。」

想想大家心裡真的是苦啊,職場上這麼多溝通不順,怎麼做事啊?所以很多同學想要「學習表達技巧」,來加強工作的流暢度。但是喬伊想說的是,關鍵其實不一定只在溝通順暢,其實有一部份,在表達之外就已決定好了。

這話怎麼說的呢?

拿我最近看的書的金句來印證吧!這本《與成功有約:高效能人士的七個習慣(30週年全新增訂版)》是管理學上的經典,史蒂芬・柯維提到,儘管現實環境或條件再苛刻,每個人都擁有「選擇的自由」。我們無法改變惡劣的環境,但卻可以選擇要如何「回應」。

書中提到一個例子:有位公司的總裁管理風格非常獨裁,對下屬苛刻,從來不給他們獨當一面的機會,每一個人都只能聽命行事。想當然爾,底下的人怨聲連連,常常聚在一起發牢騷。

結果有一位主管,做出了不一樣的「選擇」。

儘管老闆的缺點一堆,這位主管回應的方式,不是消極臣服,而是積極主動擴大自己的影響力。在別人還在抱怨的時候,這位主管想辦法讓自己成為中間的緩衝,減輕底下部屬的壓力,讓他們可以好好發揮。同時在每次收到老闆的任務時,都告訴自己要「多做一些」,當老闆只是要一份資料,他選擇不只提供資料,還把資料全都分析好並提出建議。就這樣,在選擇「正確的態度」之後,再搭配時間的累積,他的努力最後獲得總裁的讚賞,並成為總裁日後固定徵詢意見的人。而那些受制於現實、選擇趨吉避凶的人,只能摸著鼻子、繼續接受總裁的頤指氣使。

如果我口才好一點,老闆/客戶是不是就會聽我的?

在我的課程中,很多學員都會覺得職場遇到的溝通問題,都來自於自己的「表達」能力不足。覺得因為不夠會說話,所以老闆或客戶才會不聽我們的。但是,如果你回去觀察上述主管的例子,就會明白,一件事情的成敗關鍵,表達能力並非關鍵因素,即使話說得再清楚,也不等於事情就會順利發展。因為,最終還是取決於你在別人心中的份量,也就是「信任」!就像我在課堂會問:「你們覺得一個部門那麼多人,什麼樣的人考績會最高分?是最會做事的人?還是老闆最信得過的人?」

面對逆境,你可以主動回應,也可以消極逃避

有些同學在課程中會對我說:「Joy老師,你教的這些技巧沒有用啦!我老闆就是個老番顛(台語),你改變不了的啦」又或者是說:「老師,客戶就是無理取鬧聽不懂人話啊,我學這些也只是治標不治本嘛!」很有道理,畢竟很多老闆或客戶真的就是那樣。但柯維提到:「人性本質是主動,而非被動的。」

面對逆境,你可以主動回應,也可以消極逃避,但兩者最後的劇情發展肯定天差地遠。

「從一個人對周遭關切範圍的大小,以及發揮影響力的意志強弱,就能判斷態度是否積極。」很多時候,我們的「關切範圍」有些可控的,像是自己的健康和家庭關係,但大多時候我們則是無能為力,像是我們的溝通對象。這時若能著重於「影響範圍」,讓自己態度正面化,在自己能有所作為的地方,腳踏實地、好好發揮,自然能隨著時間,擴大自己對別人的影響力。

擴大影響力,累積信任,無名老師的我也有了成績

「你又不是名校出身,我們公司不會找你來上課啦。」
「因為你不夠有名,所以老闆說不能邀請你。」
「教英文只是個廉價的工作,你和那些老師差在哪?」

這些是很多年前,我去拜訪潛在客戶時,對方給我的回饋。喬伊在當下真的超沮喪,你說我的表達能力有問題嗎?我想這些年的成績,應該足以證明這張嘴應該還可以。那為何那時拜訪的客戶們會這樣跟我說呢?

當然,原因百百種,但我追根究柢,理解到彼此缺乏的是「信任」,在不確定訓練成效是否能如預期順利,「名氣」成了他們抉擇的關鍵。

不瞞大家,其實我一度想放棄教書,那時的我,的確沒有什麼有利條件,足以改變客戶的想法。不過,還好挫折歸挫折,我決定選擇不同的「關切範圍」,不是憑藉三寸不爛之舌強辯自己真的很厲害,而是想辦法去擴大「影響範圍」,開始累積更多的「信任」,無論對象是老闆、客戶又或者這整個教育市場。怎麼做呢?當然武器就是我的「表達能力」!

把握每次上場展現自己的機會,透過表達去說服更多人,一次又一次證明自己是可以信得過的老師。就這樣一路教了十多年到現在,除了指導商務英文相關主題之外,也在三年前開始教授《上班族的簡報技巧》、以及適用職場的邏輯表達。

當你覺得老闆就是不受控、客戶就是不合理、部屬就是不聽話時,請回頭想想,你是否花足夠時間去累積彼此的信任?表達技巧可以跟任何人學,但面對逆境的態度,只有你可以抉擇。

以上這些問題在喬伊的《職場邏輯表達》課程,都有相關情境的分析和解法。若讀者想知道如何表達,才能「提高機率」影響老闆、客戶、或部屬的想法和行為,那麼也可以參考以下這幾篇:

我的課程理念相同,形式各自有變化。認同我的想法,想來一起上課進修嗎?

上班族的商務簡報術

Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

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