英文面試時,面對高階主管如何不緊張?請先這樣心態整理!

你或許也曾遇到,在談工作時,面對的是同階級或部屬,都能侃侃而談;一旦要面對高階主管時,忽然就多了很多的擔心......

上週四下午,喬伊突然接到一個「緊急」一對一教練服務預約,姑且稱這位客戶陳先生。陳先生即將應徵一間全球知名的外商公司,職位是「資深經理」。在第一關面試結束後,於週三下午突然收到第二次面試的通知,面試時間則是在週五一早,而面試官是印度籍的總經理。

這表示,陳先生將要面對的是一場英文面試,而且沒有太多準備時間,他希望我能快速幫他分析整個面試的局面、個人的優勢,並提供和印度總經理對應上的語言策略。

在諮詢一開始時,陳先生提到幾個「希望對總經理報告時能做到」的事項,例如:

「如何營造輕鬆的溝通氛圍,展現自己的親和力,而讓對方有好印象」
「怕自己會緊張,所以希望可以用方法讓對方一直講話」
「總經理等級肯定不喜歡人家長篇大論,我該如何在短時間組織好想法?」

我和陳先生是透過視訊諮詢,鏡頭前的他有些焦慮,但他的工作經歷完整,也早已超過十年。在我開始分析策略之前,我問了陳先生:「上次在第一關和人資主管面試時,你有這麼緊張嗎?」陳先生回我:「一點也不會,但不知為何要和印度總經理面試,這真的讓我很胃痛,整個人焦慮極了。老師,我該怎麼辦?」

喔~原來如此,這下我明白了。語言障礙和專業表現,變成雙重緊張關卡。在我提供陳先生的面試策略、以及分析整個局面後,針對陳先生的緊張,我也幫他先做好心理建設。

或許你也曾遇到過,在談工作時,若面對的是同階級或部屬都能侃侃而談;一旦要面對高階主管時,忽然就多了很多的擔心,整個人很緊張?不論是目前需要求職的你,或是常要對高階主管報告的人,這一篇文章不妨參考看看吧。

1 . 想避免緊張?請先從心態下手

我們之所以會緊張,有很大部分是因為對自己的準備沒信心,因此在面試之前當然要做好各種細節的推演和萬全準備。其中一種準備,很少人會提,就是要把自己的心態準備好

我跟陳先生說:「你和總經理其實是平行的,你來這間公司是來提供價值的。看起來當然是應徵當員工,但其實當你應徵『高階職位』時,你更像是顧問一般的存在。對於資深工作者的應徵,公司和主管想考驗的是你的經驗和專業怎麼展現,因此,要對應徵公司的狀況有把握,心態不需要太卑微。如果別人對於你這顆腦袋沒有興趣,只是希望你來執行事項,怎麼可能會讓你和總經理面試?」

我在之前的文章《大局思維》中提到:「你關注的事情會被放大,你不只會認定『自己就是不行』,還會去尋找更多的『證據』來支持這個信念。這樣的現象,在行為科學中稱為『自我應驗預言』,預言本身是假的,但它被說出來、被相信,你的對號入座,就讓它成真了。」

陳先生因為擔心自己表現不夠好,對於自己是否夠格可以勝任資深職務,開始產生「冒牌者效應」,但事實上陳先生的工作經驗明明就很豐富,過去也都在百大品牌公司任職,所以我立刻提醒他:「當你覺得自己不夠好時,你要想『真的是這樣嗎?』如果你不夠好,你想想,人資主管會冒著被總經理責備的風險,邀請一個不適任者去面試嗎?」陳先生聽了瞬間放心不少。

於是我接著說:比起積極表現,你更需要的是從容應對。

就跟股票一樣,最令投資人興奮不已的股票,常是那些「開低走高」型的標的!一開始並沒有太多期待,結果竟然隨著時間快速飆漲,你說是不是令人格外印象深刻?同樣地,想要在一群候選人當中特別受到注意,比起著急著表現,倒不如好好展現你身為「資深工作者」的從容和思想。

當面試一開始時,先別想著如何積極表現,因為面試當下就是個「戰場」,要想辦法快速贏得對方的認同。因此在打仗前,你必須先快速觀察地形,把敵人狀態先摸了個透徹,在對方提問時,才能從容應答,比方說對方公司正在做開拓電動車產業,主攻電池市場,你認為他們現在的瓶頸在哪?是正極材料的組成問題,或者是原物料的飆漲?如果你先將公司需要你上任後解決的問題快速思考過,回答時也就有機會令人印象深刻!畢竟陳先生過去早已累積了豐富戰績,所以要展現專業完全不成問題,最怕的就是自亂陣腳。

另一方面,我也提醒陳先生千萬「不要害怕沉默」。因為過程中有時對方也需要思考,如果你因為急著想要表現,就不間斷地說個不停,甚至為了要避免尷尬而隨便塞話,最後只是讓對方印象更糟糕。

一踏進面試場合時,記得先微笑,用雙眼觀察此時此刻的情況。因為按道理,帶你進場的人資主管,應該會優先幫你介紹面試官是誰,假設沒有人資主管的引見,基本上看到面試官後,面試官為展現主人的風範,也會主動地打招呼,這時候你也只要好好接球,打招呼後,表示你很開心可以再次見到他,那麼接下來就可以先閉上嘴巴,等對方開口。這時候你該做的就是專心的「聽」!

2 . 比起 listen to respond,倒不如好好 listen to understand

英文面試中,面對高階主管格外緊張很正常,但其實這時候的緊張,來自於「你無法預期對方會說什麼」。所以,這時候更應該要把耳朵打開,抓出關鍵字。

在英文面試的這件事上,很多時候抓出關鍵字比什麼都要緊。就像我在文章《這樣用YOUTUBE頻道,訓練英語的多工思維》中提到:

英文句子中的字彙,也會因為唸的力道不同,而分成「重讀字」和「輕讀字」。像是 in, on, at, the, a, an, can, will, with 等字,對於句子的解讀影響力較小,幾乎都是輕讀帶過,很多時候甚至都聽不到。而像是 report, Peter, quickly, where, this, that 等會影響句子解讀的關鍵字,通常說話的人會唸得比較大力,旁人自然會優先聽到。

因此,在和外籍主管面試的當下,千萬別因為聽到一兩個字不懂就開始慌張,然後急著在想等一下到底要回什麼,又或者心中開始小劇場:「慘了慘了,我都聽不懂,我死定了!」這時候倒不如冷靜,仔細聽出「重讀字」,也就是一個句子中的幾個關鍵字,然後可以多加利用以下的句子幫自己爭取思考的時間,像是:

  • So, you are asking about …. Well, what I think is …
  • If I’m not wrong, I think what you are asking is …
  • Yes, that’s a very good question.

甚至偶爾故意穿插釐清的問句也行,像是:

  • Sorry, can I tell you more about the what?
  • Sorry, I’m not sure I have understood completely.
  • When you say ‘….,’ do you mean …?

總之,在面試的當下,更該展現的是沉穩應答。所以,比起 listen to respond,對方話都還沒說完,就想趕快回應而造成反效果,倒不如 listen to understand! 確保你聽懂對方的問題再回答,只要具有相當經驗和專業的人,聽到強調的關鍵字後,你自然而然就能說出適切的答案。

陳先生在諮詢的最後跟我說:「還好有先和 Joy 老師諮詢,心裡有底氣多了,也知道自己該朝什麼方向準備,我想,我當天的表現應該不會太糟,緊張也就退了不少!謝謝老師在這麼短的時間內,幫我擬定好整個面試的策略,也針對面試官做了全面的分析,我有信心多了!」

說到底,「人」才是溝通的本質,「語言」只是載體。不管今天是要出席外商面試、接待外賓、公眾演講、工廠導覽、做績效報告、主持法說會等,人,都只想聽「自己想聽的」。怎樣與你一起模擬出他們想聽什麼?聽到什麼會滿意、開心,這正是我能做的。

在我的教練服務中,有人面試過關,得到心儀的工作,甚至薪水跳2級;有人順利完成報告,在年後升遷加薪;有人則和團隊一起獲獎,得到投資人的金援;有人則變得更了解自己:原來溝通不順,不是不會說話,更是對老闆的喜好一無所知。

這就是我一對一教練服務能提供的優點,透過 Joy 教練般的引導,像解謎一般,一點一點的找到真正的問題,每一個人的職場表達難題,自然迎刃而解!

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