報告時,如何精心設計你的台詞,讓老闆一次說「OK」!

在職場上,很多人常花心思做事,卻忽略表達的重要性。和老闆溝通時,想到什麼就說什麼

多年前,我到新竹上課,下課後準備趕回台北。當時有位學員對我說,他可以開車順路載我一程到高鐵站。過程中,我們天南地北聊著,直到車子經過某棟別墅時,他突然說:「Joy,只要你肯跟我交往,這棟房子就是你的了。」

記得當時我愣了好幾秒,腦袋當機到重開機無數次後,就一路沉默到下車再硬擠了一句:「謝謝」。多年後回想起來,是不是應該先假裝交往,拿到房子後再分手?(喂XD)

以上純屬開玩笑。講正經的,當我們在試圖獲得對方好感時,這樣「直球式」的台詞妥當嗎?「房子」的確是個很棒的誘因,但在沒信任的基礎下就端出來的牛肉,能一次就達到目的嗎?「追求者」對於「被追求者」到底能被什麼感動,又或者想要什麼,能夠不做功課,就一味說自己想說的嗎?

職場上的溝通,如何獲得他人另眼相待?

如果以上三題你的答案都是「否」,那太棒了!現在,就讓喬伊歪樓帶你一起回想,我們在職場上的溝通,是不是也常掉入這種「追求者的窘境」?例如在準備簡報時,很多人收到報告指示後,第一反應就是回到座位開筆電,然後埋頭做簡報,覺得「被追求者」(目標聽眾)應該會喜歡「房子」,就興奮地連同「車子、桌子、銀子」統統都放到內容裡,心想:「嘿嘿,做了這麼多張投影片,對方這下應該就會買單了吧?」

結果呢?這種沒搞清楚目標聽眾想聽什麼,就胡亂告白式的簡報,最後下場肯定不是從此過著幸福美滿的日子,而是「鞭數十,驅之別院」,是吧?

接下來,我想透過一本書,帶大家認識職場最常被追求的目標聽眾:老闆。

這本書《外商CEO內傷的每一天》的作者是黃麗燕,人稱瑪格麗特,是跨國廣告公司李奧貝納集團的執行長暨大中華區總裁。透過她在書中「青瞑毋驚槍」(意:眼盲看不見長槍,當然不會懼怕槍)的自白,讓我們可以從第一視角,去理解老闆的痛點,以及他們希望被部屬「追求」的溝通表達方式。

其中我對幾個章節印象特別深刻:

瑪格麗特說職場上有些人雖然掛著高階名號,但卻常把手上的燙手山芋直接丟給老闆,遇到問題只會說:「老闆,客戶不跟我們下單了怎麼辦?」或是「產品出問題了!」以為報告完就好,然後要老闆替他想辦法,心想反正這事兒我也做不了主。

的確,身為部屬有時的確無法直接做決定,但那並不代表你可以把球踢給老闆。進一步想,我們之所以受僱,不就是來解決問題的嗎?因此想獲老闆青睞,報告前就要精心設計你的台詞。

喬伊建議,工作上若遇到問題要跟老闆報告,邏輯順序和時間分配可以這樣做:

1 陳述問題(30秒講完)
「老闆,目前我們遇到了一個問題,是關於xxx,對我們的影響是… 若沒有馬上解決就會造成…」

2 解釋根源(30秒講完)
「這問題之所以會發生,主要是因為(誰)在(時間點)做了(行為)所引起。」

3 建議做法(3分鐘講完)
「目前我的建議有三個。第一個,如果(符合條件),我們可以(採取行為);第二,萬一(符合條件),也可以(採取行為);最後要是(符合條件),那我們就(採取行為)」

在這也要提醒大家,給建議時千萬別只給一個,因為過度聚焦在唯一選項後,老闆會覺得自己走投無路,反而更焦慮,另一方面,也可能會勾起:「到底誰才是老闆,憑什麼你說什麼我就做什麼。」的心理,搞得問題沒解決,還得罪了老闆。

倘若你給老闆三個建議,這時他就會去想哪個比較好,而加速做決策。但不管如何,都別只對老闆說「怎麼辦?」,這種未經思考的台詞只會令人反感。

讓工作點子實際執行的人,才會受到老闆青睞

在書中〈然後呢?〉一章,瑪格麗特提到職場上有些「玩笑人」總是充滿著想法,對任何事或點子就是說說笑笑,大夥兒聽了也很開心,然後,就沒然後了。相反地,真正能夠令她欣賞的,則是那些能把點子變成真實的「行動人」。

因為,當你不是CEO時,部屬最主要的責任,就是「讓事情發生」,但對CEO而言,則是需要判斷「要不要」讓事情發生。

因此喬伊建議,若你想讓自己的想法受到老闆青睞,在提案時首先該幫老闆思考的就是「為什麼」要讓這件事發生,這在我的文章《簡報或表達時,對方反應不如預期,其實是你不懂「聽者思維」造成的》有特別提到。在這情況下跟老闆報告,不是一味地說著操作細節,而是要給老闆一個誘因,「為什麼」這件事值得做?能夠為部門或公司帶來什麼「具體」或「實質」的效益。

在工作裡,也要把自己當品牌來經營

瑪格麗特提到,在她的公司,因為人多,流動率也高,有時候無法把人和姓名連在一起,但對於「表現特好」和「犯重大失誤」的同仁反而記得特別清楚,因為這就是一種「品牌印象」。

在職場上,很多人常花心思做事,卻忽略表達的重要性。和老闆溝通時,想到什麼就說什麼,一會兒是客戶難搞、一會兒又是別的部門不配合作業、一會兒又是事情做不完、一會兒又是產品出問題,結果在老闆心中留下嚴重的負面印象,認為只要你開口,肯定沒好事,自然能離多遠,就離多遠。

有些人則不然,他們非常認真地經營自己的品牌印象,希望老闆只要「看到他,就放心」,事情交到他手上,肯定能有產出,不是只帶問題去求助老闆,而是遇到問題時,也能客觀分析給老闆建議,而「信任」就是一種印在我們身上無形的標記,讓別人在眾多選擇時,會優先想到我們。想在老闆面前為自己創造優勢,就得從平常的表達,去養成可信賴的品牌印象。

在職場上,每個人嘴中的台詞,都是要付出代價的,負面台詞就帶來負面印象,正面台詞則會帶來正面效益。

當然,在書中還有許多珍貴的智慧,可以幫助我們洞悉老闆真正不為人知的需求。若你能提早掌握這些線索,了解真正能打動老闆的說辭,那麼就像瑪格麗特在書上說的:「要論功行賞、分配資源,甚至是開發新事業時,一定第一個就想到你。」

還想看更多跟溝通相關的文章嗎?

講者在開口前,是否有設定好表達「目的」?
→ 參考文章《你的簡報,是不是常讓人想問:「然後呢?」

說話前,要搞清楚「目標聽眾」是誰
→ 參考文章《服務生教我的最棒簡報:看清觀眾,滿足需求,講出對的話!

【工商服務時間】

推銷一下我的中文簡報課,這是我特別設計給常需要簡報的上班族,並且能一舉解決簡報三大盲點的人~如果你常需要上台報告、提案、影響決策或促進銷售,卻常覺得力不從心,相信我,這一堂課上完,就能產生思維的改變,是很值得投資自己的一門課。

另外一堂,是我的商務Email的結構化寫作法,也想推薦給你。很多人在公司寫英文信時超痛苦的,卻不知道,商務英文書信其實是有既定結構與套路。只要你學會我設計的這個寫作框架,加上刻意練習,絕對有可能讓你寫出不一樣的email,馬上讓你的客戶、老闆或同事刮目相看!

就算現在還沒想上課,點過去了解看看也不錯喔!

Photo by Austin Distel on Unsplash

%d 位部落客按了讚: