3天做出讓美國參議員點頭的簡報!其中眉角比你想的還要深…

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幾天前,位在美國芝加哥的環保業執行長捎來佳音,「Joy,謝謝你的神助攻,今天很順利~太陽能板回收計劃的法案預計於下半年開始推動!」看到這段訊息,我瞬間興奮到不行。這次經過【一對一教練服務】,三天不間斷密切合作,迅速調整簡報策略和演練,最終皇天不負苦心人,執行長的用心被看見,提案也過關啦!

這次太陽能板回收計劃的目標聽眾,是需要向伊利諾州的參議員提案,不懂太陽能專業領域的我,到底如何幫執行長規劃簡報策略,讓簡報句句重點,還要在有限時間內撼動初次見面的參議員們,並同意提案通過?因為喬伊利用「三會」能力:會簡報、會英文、最重要的是會找答案!

不論語言、不談架構,你需要的是找到致勝關鍵

【一對一教練服務】中先釐清提案的目標後,喬伊則是花時間研究整個計劃的成功關鍵:參議員。想要提案成功,掌握兩個原則:increase the gain, decrease the pain! 這意思是指,對「參議員」而言,執行長的提議是否為伊利諾州帶來了大幅的好處(gain),以及所有會阻擾計劃推動的因素(pain),是否也有對應策略,只要人家想要的和害怕的,甚至那些參議員們不說但又想要的隱藏需求,你都處理妥當,那麼要過關也是遲早的事。

此外,對於簡報的內容也不能馬虎,要在多少時間內,用什麼開場、架構、邏輯、數據、證據,讓整個故事說得又順又吸引人,每次的諮詢,對我來說都是一場仗,如何幫客戶打贏,提供快、狠、準的建議,也是我經年累月的專業功力!不管簡報對象是政商名流,還是總統等級,靈活運用以下三招簡報技巧,對方買單絕不手軟!

第一招:透析目標聽眾需求為基本,看出目標聽眾的「目標聽眾」才能徹底左右行為

很多人都知道,做簡報前一定要研究目標聽眾「在意」什麼,是人,還是事?是效益,還是效率?要長篇大論,還是簡而言之?整個簡報的準備方向就會有所不同,但這些只是基本功,想要徹底影響對方行為,還需要使出更高明的技巧-挖出「目標聽眾」的「目標聽眾」,然後一次端出能影響兩邊的策略。就像執行長看似對參議員做簡報,但真正能影響事情推動的,是參議員在意的「目標聽眾」,像是當地居民、其他業者、政府單位或總統等,而這些人對參議員的期待正是他的隱藏需求。

如此說來,報告的重點應該擺在公司策略和具體做法,能足以滿足眾多對象需求。畢竟大規模的計劃推動後,從中會有不少人受到影響,不論是打亂原本的營利模式或經濟生態,只要串起大家的共同福利,並輔以有力的量化證據,就能加深提案的說服力。

更口語的說,就像銷售化妝品時,強調「腮紅可以讓”你”看起來有氣色」和「用了會讓”男朋友”再次愛上你」,兩者的後座力完全不在同個層次,同樣的道理一樣適用,上班族看似在對主管做簡報,但其實會影響主管是否點頭的關鍵,是更上層的老闆和客戶,所以在提案內容中,必須連同這些人所有的顧慮都要考慮進去。

第二招:劈頭就展現自家優勢?!急著賣弄專業反而加深彼此距離

針對這位環保業執行長提案來說,公司雖然擁有最強最新的技術,可以在回收太陽能板時,避免傳統掩埋法造成的環境污染,但光說自家產品有多好、回收計劃怎麼做、環保很重要等等一堆專有名詞,距離參議員「點頭」還有一大段路要走,因為大部份廠商都是這樣報告的,這時該怎麼辦呢?答案是,與其講對方同意的,不如講對方有同感的

我提問「你覺得參議員聽得懂這些太陽能板的專業術語嗎?」如果對方聽不懂就會產生存疑,也絕對不會立刻行動,若想迅速影響他,短短的報告時間內,就要說出讓他馬上有感覺的話。若是急著說明太陽能板裡有鋁、玻璃等多層特殊原料,若原料沒處理好會對環境有多大傷害…但參議員對太陽能板內的原料有興趣嗎?僅僅是環保議題就能驅使他通過提案嗎?因此身為簡報講者,我們要先 hold 住想要跳入細節說明的衝動,應該先讓聽眾明白,假設提案通過,在專業技術的背後,會對「人、事、時、地、物、錢」產生何種影響。

於是換一個說法,先簡單說明一塊太陽能板裡有哪些原料後,立刻接著談若這些原料能有效回收,將可以在哪些領域帶來多少經濟效益,例如當地居民的就業機會、相關業者的福利以及政府省去多少進口成本,甚至還能呼應總統的最新環保政策等。等到參議員聽懂並認同這些優勢後,再強調自家技術可以如何達到這項目標,這個時候再講專業技術的細節,影響人的力道就完全不同了!

同樣地,職場上班族常會遇到做決策的人,幾乎都是不懂專業領域的人,當日理萬機的老闆或客戶聽不懂專業技術時,與其費舌重述,不如直接說出「具體影響」是什麼,像是用了新技術,成本會省多少?換了新機台,產能多多少、又會省去多少人力成本等。

第三招:刪除「Thank you Page」!為聽眾寫好執行清單,成功就差這一步

提案簡報成功一定要有那最後臨門一腳,也就是「行動呼籲(call to action)」。在執行長報告中,全程論述簡潔有力外,更重要的是在簡報的最後一頁,一定要再次告訴參議員除了點頭之外,他還要做些什麼,才能讓以上提到的所有美好快速發生。如果沒有要對方採取的具體行動,大概就只會得到對方的掌聲,回你一句 Good job. ,然後轉身離開或是保持聯絡,然後…就沒然後了。

因此建議執行長把最後一張投影片上的「Thank you!」刪掉,利用人的殘餘記憶,改成把整個回收計劃都受益的對象和相關經濟效益,再次展現在投影片上,接著幫參議員想好若提案通過後,應該執行哪些細節事項,才能讓法案順利進行,並說明公司能提供哪些相關服務協助,最後請他看著參議員說:「就等你推一把了!謝謝!」


很多同學不一定是 CEO ,人生中也沒有多少機會可以遇見參議員,然而這些簡報技巧都是相通的,相關知識或許早已讀過千百遍,臨場運用時卻時常陷入盲點,透過【一對一教練服務】諮詢,喬伊老師在短時間內點出你的問題,找出專屬的致勝關鍵!順便告訴大家一個好消息,現在報名【商務英文簡報高效班】前 20 名學員立即享有私人30分鐘簡報諮詢,再加上【一對一教練服務】NT$ 500 折抵優惠,有這些需求的同學,可別錯過這個世紀優惠喔~

Photo by Harold Mendoza on Unsplash

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