提問環節才是勝負關鍵!用黃金句型臨場發揮,克服連簡報講師都會緊張的 Q&A 難關


最近在【商務英文簡報高效班】相關的貼文下,收到許多同學們分享關於英文簡報自己最困擾的環節,其中最常被提及的就是……自己英文 so so 、口條普普,勉勉強強拼湊幾個英文單字,簡報中還是可以把想說的說完,但只要到 Q&A 橋段就感到很緊張,不知道對方會問什麼,又加上一緊張就腦空,傻愣愣的像顆木頭站在那,一句話也回答不出來。以上情境你是不是有種似曾相似的感覺?其實會面臨提問階段帶來的壓力不只有你,身為「講師」的喬伊面對同學五花八門的提問,有時也會快招架不住,超級能理解那種當下被問問題,就得回答好的壓力。

然而,我們為什麼在 Q&A 會覺得特別緊張呢?原因無外乎「怕聽不懂對方的英文或腔調」、「怕自己英文能力不足以將專業講得夠道地」、「怕誤解問題而做出錯誤回答」、「怕問到自己準備不足或不好回答的內容」…等等,坦白說,單是聽不懂對方的問題,就夠令人感到不安了,更別提還有其他的顧慮,這些通通加在一起,壓力之大可想而知,也難怪很多人都寧願在簡報時趕快講一講,巴不得快點下台也不想被問問題。

但在江湖行走,應變問題招術要有!喬伊告訴你,身為一個專業的簡報講者,上場前一定要「做好準備」,除了個人領域知識和技能外,也要對自己上場的心理狀態,找出對應的解法。以下喬伊私心分享,針對英文簡報中提問環節的「4怕」,把應對進退的句型先準備妥當,心理壓力自然就會減輕不少,才能讓自己在台上顯得更加從容,讓聽眾留下專業形象喔!

一種怕_
怕聽不懂對方的英文或腔調

簡報聽眾或會議與會者可能來自世界各處,無論語速、語調、腔調、用字遣詞、發音等等,難免會聽完提問後,就像鴨子聽雷,有聽沒有懂一樣,腦中還是充滿黑人問號???

🎯應對解法:降低期望值,爭取時間釐清問題

就「策略面」而言,你可以先降低對方的期望值,並要求重新放慢速度,再說一次。

I am sorry, but like many people in the audience, I’m not a native English speaker. Could you speak a little more slowly please? Thank you.

如此一來能再次爭取時間,重新恢復冷靜,再聽一次,但若還是聽不懂,這時可以直接「釐清」對方的問題,以下兩招請交替使用:

-整句釐清:I’m sorry. Could you repeat that question, please?
-部份釐清:To clarify, could you repeat the last part of your question?
-部份釐清:Sorry, can I tell you more about the what?

二種怕_
怕自己英文能力不足以將專業講得夠道地

做簡報前早已費盡心思,利用 Google 中翻英功能,和自己畢生所學的英文單字片語,拼拼湊湊全用在簡報中,前晚死背活刻也要記住,臨場也說不出那些不在腦海中的片語句型,更不用提什麼流暢度還是專業感,能夠支支吾吾說上幾句就已經給自己拍拍了,但現在開始臨時抱佛腳,升遷加薪會不會等太久?

🎯應對解法:善用 Google 大神,關鍵字限定搜尋找出專業說法

《懂得這樣用 Google ,快速形成道地英文商務句!》中有提到,你該開啟的不是 Google 翻譯,而是善用搜尋引擎, 先將中文句子裡的關鍵字找出對應的英文單字,然後搜尋其關鍵字,另外也可加上「雙引號 “ ”」以及「星號 *」來限定搜尋範圍, 得到的將不再是中式英文,道地英文比你想得更容易取得!最後將這些句型,備個稿做個小抄,如此一來,聽眾會察覺你是有備而來,進而對你的工作態度多一份信心喔!

三種怕_
怕誤解問題而做出錯誤回答

你,真的聽懂對方的問題嗎?在實務上,講者和聽眾會出現「誤解」是家常便飯的事,而且並不侷限於任何語言。就算用中文對話溝通,當彼此對事情的理解有所差異,聽到報告時就會產生不同的反應。如果對方想知道的是 A ,你卻回答 B ,那豈不是雞同鴨講,白搭就算了,還會顯得你不夠專業,聽不懂人話。

🎯應對解法:確認問題方向,重新聚焦引導聽眾

聽到問題時,請先「確認」自己理解對方的意思,再去回答問題。以下提供兩種方式確認問題所在

聽複述一次對方的問題-爭取時間思考答案外,也讓聽眾覺得你有聽清楚他的問題才回答,而不是胡謅亂道隨便應付。

-So, you are asking about the design of our latest model. Well… 
-So, you want me to summarize what happens if the system breaks down. Ok. … 

把對方的問題換句話說再重講一次-當提問問題無法切中主題,藉由換句話說把題目重新聚焦,引導聽眾預期答案。

-If I’m not wrong, I think what you are asking is …
-If I understand your question, you’re asking me … 

四種怕_
怕問到自己準備不足或不好回答的內容

平時不努力,簡報徒傷悲?上場前講者對自己報告的主題是否瞭若指掌,真的各憑本事了。那看似刁鑽的聽眾,一副要把你問倒的樣子,面對那些與主題無關的問題、或是具機密性不好回應的內容又該如何回答?總不能說出「在我的律師沒來之前,我是不會回答任何問題的。」😂

🎯應對解法:做好期待管理,善用控場能力

關於這點,考驗講者是否做足兩項功課:第一是自己的「專業」;第二則是在簡報一開始,對聽眾做好「期待管理」!

文章《好的開場,決定80%的結果!簡報的注意力就在一開始!(內附懶人包)》中提到為何聽眾會在簡報中歪樓,講一堆和主題無關緊要的事?是因為沒有做好定錨聽眾認知,若講者於簡報開場時說清楚「簡報目的」以及「簡報時間」,後續做好控場角色,不時拉回主題,再尷尬的提問也能迎刃而解。

-說明自己並非最佳回答人選:I’m sorry but I’m not in a position to comment on that. 
-請相關人員協助回答:I think it would be best for my colleague to answer that question. 
-幫助聽眾聚焦主題,提供稍後回答的選擇:Well, that sounds interesting. But the purpose of my presentation is to … If you would like to stay after the meeting, I’d be happy to discuss that further.

最後,喬伊想跟大家說,雖然許多人對簡報最後的問答時段感到很恐懼。但請記住,那些提問的人並非存心看你出糗,大多數聽眾是想要更了解你提供的訊息,而不是故意要折磨你。一個講者若全程很流暢把話說完,老闆客戶卻光聽也不問,通常並不是沒有意見,而是根本不感興趣。相反地,假設若全程都有問問題,而你又把握機會好好回答,雙方透過一來一往的互動,彼此的信任和關係油然而生,自然就可以在他們心中刷一波存在感,留下專業形象,妥善應對 Q&A 的臨場反應,不僅是決定一場簡報會議成功與否的關鍵,甚至還能影響個人職場品牌喔!


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