用一張「目標確認清單」,清零你的簡報盲點!5個該對每張投影片反問的問題

做簡報前必須分析「目標聽眾」的需求,是大家都明白的事,知道別人想聽什麼後,再去設計簡報內容,才能有效提升簡報的說服力。坦白講,這道理陳腔濫調、了無新意,但為什麼一堆老師或作者再三提醒呢?我想或許「知道」和「做到」終究還是有點距離吧!同學們常掛嘴邊「我又不是老闆,怎麼可能知道他想聽什麼?」「我又不會通靈,天知道客戶喜歡哪些?」有時候,我們連身邊最親近的人在想什麼都不知道,更何況是那些離我們更遠的人。話雖如此,那些簡報名師或名嘴作家們,又是怎麼知道別人想聽的,還能開班授課,寫書影響他人呢?

一般上班族常見的簡報會議中,與會人員有主管、同事,甚至客戶,各種聽眾的需求不全然相同,然而想成就一場成功的簡報會議,就該像日本懸疑電視劇《輪到你了》中的男主角,為了找尋兇手在每月出席居民會議時,總是細心觀察其他居民的動作細節,不僅如此,甚至留意到鄰居回家時間…等,多方角度蒐集線索,進行有系統的推理,最終才能抓到真兇。同樣地,簡報高手之所以能說出別人想聽的內容,也是觀察各種枝微末節、歸納多元線索,然後進行系統化推敲,最後找到答案。

真實職場上往往做一份簡報的時間,是非常壓縮的,沒辦法細細思考後再下筆,於是喬伊統整出一張『目標確認清單』,每次作完簡報後,拿著清單,核對每一張投影片的內容,並問自己五個問題,而這些問題是否都能讓你毫無懸念的秒打勾呢?
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接下來,就讓我們看看喬伊如何利用 5 個關鍵檢查點,引導即將代表公司介紹產品的小張,找出簡報盲點。到底小張能否順利得到5個勾勾呢?

公司即將在展覽上介紹新產品,需要一份能嶄露頭角的提案簡報,接獲任務的小張認為除了呈現公司專業感之外,必定也要讓民眾知道自家技術的優勢,簡報聽眾都不同,有些是技術人員、有些是行銷業務,還有負責點頭的老闆,實在不知如何兼顧所有潛在客戶的需求,最後硬著頭皮中規中矩的做了一份5分鐘的簡報,報告一開始先花了3分鐘大談許多新穎的軟體名稱、產品設計的細節流程和規劃,想藉此表現自己在產業多年的豐富經驗,最後在尾端30秒總結時,帶到產品價值是「省時、省能和許多硬體規格相容」,當然也不忘在最後一頁感謝大家聽到最後一刻。

✅ Check Point 1
對你來說這份簡報的主要目標是什麼?

找出 TA(Target Audience)想聽什麼之前,先確認自己為什麼要做簡報

喬伊問小張的第一個問題是「你為什麼要去做那份簡報?」,小張想了一下說道,一方面想讓同事、老闆認同我的簡報能力,二方面希望引起在場聽眾對公司產品的興趣,進而聯繫業務,獲得進一步到客戶公司簡報的機會。這麼多個任務目標,你聽出哪個才是主要需求了嗎?小張的簡報重點並不是詳細介紹產品資訊,把規格唸一唸就沒事,而是希望能影響「某個人」,讓他聽完簡報後,採取聯繫業務的行動。

✅ Check Point 2
誰才是真正決定勝敗的關鍵決策者?

沒有全部都要的選擇!現場聽眾那麼多,找出你的 The one

在展覽會場中肯定是人山人海,小張『最主要』要影響的人是誰?PM?RD?業務?還是老闆?我們總是會希望在場每一個人的需求皆能得到滿足,但每種身分的聽眾看事情的角度也有所不同,用一份簡報就想讓所有人取得『共識』,所有人認同你的想法,真的能做到嗎?還是因為現場『某個人』點頭了,於是大家有了『共識』呢?出社會夠久的你應該能猜到,小張的回答不出意料是「老闆」。別忘了,不管現場有多少人,首先要思考的就是誰才是「關鍵決策者」,又或者是會決定簡報成敗的「目標聽眾」,一旦鎖定目標後,才能有方向地思考,對方感興趣的內容。

✅ Check Point 3
內容是否為目標聽眾所在乎、感興趣的?

時刻緊扣 The one 最關切的議題,拳拳到肉持續打動

老闆究竟想聽什麼,首先你得認識「老闆」這個人,搞清楚他們常見需求,以及焦慮,也就是他們會痛的地方。以一個廠商的角色,面對這群潛在客戶們做報告,最該花時間說明的是『技術優勢』還是『獲利成效』?最該優先強調的是「持續獲利」,那麼簡報雖然在原本的簡報尾端也有提到「產品的價值」,但卻只佔整份簡報的30秒,而且還是擺在報告的最後。因此為了維持老闆們的注意力,應調整內容順序與篇幅,先完整說明產品能為客戶帶來的效益評估後,再接著用技術亮點佐證。

✅ Check Point 4
內文設計的廣度和深度是否適合目標聽眾?

聽得懂不代表他想聽,說出幾個關鍵字比落落長的長篇大論還有效

接著小張緊張的告訴我「可是簡報只有短短5分鐘,若是花最多時間講產品的好處,那剩下的技術細節很複雜,若要讓聽眾理解,是否語速要狂飆才能報告完?」其實我們都知道,很多時候都是不懂技術的人做最終,大多數的人聽不懂這些專有名詞,即使後面語速加快,把規格唸完,就算他聽得懂無感的機率還是很高。所以我建議他只要簡單介紹自家技術就好,用「總結」的方式把「一定要」聽到的關鍵字說出即可,例如技術名稱、解決何種問題、和競品相較的優勢、可應用的範圍等。

✅ Check Point 5
是否明示/暗示目標聽眾下一步的行動?

不論何種形式的簡報,都不會只有單純介紹,背後一定會連結或多或少的商業行為

最後我對小張說「假設前面的內容成功把老闆們都撩起來了,他們也對自家公司感興趣了,然後呢?」嚴格說起來,在展場對著現場聽眾「介紹產品」,也算是一種「提案簡報」,而提案的關鍵,是簡報最後必須要有明確的「行動呼籲(call to action)」,因此透過投影片的呈現,一定要讓現場不管站在哪個位置的老闆們,都能「看到」聽完簡報後的下一步。最後一頁「Thank you Page」,改放展場攤位地圖,並強調出自家公司的位置,同時也說明攤位上有業務和專業技術人員,可以進一步提供資訊和樣品說明等。

透過『目標確認清單』,小張才知道原來找出聽眾想聽的內容,中間有這麼多需要思考的點,現代人礙於忙碌,做簡報時常不加思索,腦中有什麼想法就塞入投影片,每每要上台報告時卻又緊張的不得了,畢竟不知道是不是對方想聽的,說起話來自然就心虛沒底氣。

做簡報就像推理一樣,真相尚未揭曉之前,先不急著下定論,而是透過「線索」思考,在案發現場這裡翻翻那裡摸摸,最後驗證腦中的想法;同樣地,要說中聽眾想聽的,也不是一步到位的事,我們可以用這篇文章提到的幾個常見關鍵檢查點去加以自我檢視,然後透過上場,一次又一次幫自己驗證思考的結果。等經驗多了,分析的功力自然會不斷迭代,內化成骨子裡的真本事喔!當然急性子的同學,想要快速吸取簡報技巧的日月精華,歡迎報名一開班總是立刻額滿的上班族的商務簡報術》,用 7 小時解密上班族工作簡報的總總難題。

想知道更多喬伊老師觀察推敲後的獨門秘技,也可以參考以下文章

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