為什麼簡報常講不完?你是否沒算清楚力道就開始做PPT

多年前我到紐約進修關於職場人士必備的「商務溝通」課程,課前我和一位任職化妝品牌的巴拿馬籍行銷經理聊了起來,兩人輪流分享工作上常遇到的溝通問題和挑戰。

當時我們都很期待稍後上課的老師,可以提供多元解決問題的視角與見解。

但…當課程開始沒多久,大寫的「失望」就這樣印在我們臉上。老師一進門就發給每位同學厚厚一疊講義,有書信、簡報、社交、會議等各式溝通情境的「表達句型」,隨後老師要我們拿出「簡報」的講義,開始一一帶著我們「唸句子」。

我飛個大老遠,就為了唸句子?!同學們開始面面相覷,這堂課不是學「溝通」的嗎?果不其然,踴躍發言的外國人陸陸續續打斷老師的話,有人問到「每次跟客戶解釋問題都很困難,當他們聽不懂就說我的簡報有問題,該怎麼辦?」。

另一同學又問「如果今天客戶遲到,簡報時間只剩 3 分鐘,客戶臉上又寫著『沒耐性』三個字,那我還要照樣開場嗎?」……只見老師都是先愣住,然後硬擠出一個答案,不是要同學「唸快點」就是「跟客戶再約別的時間」。

嗯…簡報的學問果然「博大精深」,就連授課的老師也都快招架不住。
歷經多年的鑽研,如今對我來說,一場精彩的簡報,絕非只需做好簡報本身,面對突發狀況的百分百場控能力也必須在行!

完美控場,來自背後的實戰汗水

曾在業界做過產品經理、品牌行銷和公關,現階段更輔導過各行各業的職場人士。我非常清楚,無論簡報內容背得多牢,眼前的人,就是那些看著你的聽眾總有辦法讓人脫稿演出。

以下畫面你是否似曾相似,想到就頭皮發麻😨
• 當你報告到一半,聽眾劈頭直接問:「you sure this is the best price? 」(你確定這是最低價) 
• 當你正要換口氣說,聽眾突如其來想知道「What about other customers? Their order? 」(其他客戶下的量是多少)
• 當你才正要開口,聽眾一臉不悅的給你ㄧ個「so?」的表情
• 當你準備周全,一切蓄勢待發,手機卻傳來「Sorry, I will be 30-minute late. Please speed up your report later. 」(我會晚到30分鐘,等下請你報快點)

這些種種會令人瞬間斷片的「實境題」,挑戰的絕對不是英文句子背了多少、或是簡報的投影片做得有多漂亮,而是對於聽眾的「心理狀態」以及「行為模式」究竟有多了解,若全程能做好「控場」管理,才能達到最好的溝通效益。那麼「控場」技巧中,有件事非常關鍵,卻常被忽略,那就是「時間管理」。

破除三種常見簡報控場問題
成為簡報界的時間管理大師一點也不難

總是講不到兩頁就被打斷,是你沒引導聽眾做好心理定錨!

心理定錨,指的是為觀眾做好「期待管理」,讓聽眾知道接下來該用哪種標準看待這份簡報。在文章《好的開場,決定80%的結果!》中提到,簡報講者在開場時,應先預告接下來將花多少時間說明,因為當聽眾「預先知道時間規劃,才能放心聽講,針對事情討論的廣度和深度給予相對回饋」。

就像之前在科技公司擔任研發部的同仁跟我抱怨,有廠商來訪,想佔個幾分鐘的時間,為他介紹一款新的晶片設計,一見到這位同仁,廠商打開筆電就濤濤不絕、講個不停。研發部的同仁待會還有會議,搞不清楚廠商所謂的「佔個幾分鐘」,到底是 3 分鐘還是 30 分鐘,結果劈哩叭啦過了 10 分鐘後,同仁開始不耐煩,問了一連串的問題:「所以呢?你有測試過的數據嗎?其他產品都相容?還是你直接寄報告給我就好,有空我再回你」搞得現場氣氛瞬間降到冰點…

其實這位廠商犯的錯誤,也是很多人會忽略的點。有些人光用英文報告,腎上腺素無法控制,緊張得要死只想趕快報一報下台一鞠躬,所以簡報一開場,也沒提要講多久就開始說明內容,還有的人則是平常和熟識的同事報告慣了,對於不熟或初次見面的聽眾,也沒多想就開始自顧自地講。

若沒有事先做好「時間」的期待管理,聽眾往往會出現兩種反應:一種是因為不知道「重點」何時會出現,開始不耐煩,滑手機或回Email,直接放生講者;另一種則是直接打斷講者說話,反正也不知道整份簡報的時長,想到什麼就問什麼,結果搞得大家開始歪樓,徹底失焦。

相反地,若顧慮到這樣的狀況會發生,講者在開場時可以透過以下句子幫聽眾做好心理準備:
• My presentation will take about 20 minutes.
• I allocate 15 minutes to each of the first two items.
• We will take a short break for 10 minutes after the discussion of section one.

總是在簡報尾聲才開始有動靜,是你沒有分配好議題時間

「快樂時光總是過得特別快」?如果聊到感興趣的議題,因為感到快樂,所以覺得時間一下子就過了,相反地,若是聽到毫無生氣的演講,那麼一分鐘都會令人覺得跟一小時一樣久,不斷看著手錶想著時間怎麼走得這麼慢?

這種對時間的感覺,是人和當下情境互動出來的結果。在做簡報的時候,如何讓「聽眾」對於時間的感覺是「正面的」,不會度秒如年,反而願意全程專注,重點就在於講者是否把「時間」分配給「對的議題」。

還記得研發部那位同仁當時跟我抱怨,廠商除了開始沒頭沒腦地演講,不在乎聽眾感受這點令人感到厭煩之外,另外一個令人翻白眼之處,就是廠商一直在唸產品規格…身為研發部的他,對於「專業技術」內容根本不須多講,用看的立刻知道箇中學問,而他最有興趣的是新的晶片到底多少錢?與現有產品上的晶片效能差異為何?萬一遇到效能不如預期怎麼辦?產品本身穩定性多高?

也就是說,對這位同仁而言,廠商其實不用講太多,用3分鐘回答以上的問題就夠了。因為廠商當時沒有做好時間的期待管理,也沒詢問同仁有多少時間可以聽他報告,結果講的內容都不是同仁在意的,也因此留下非常差的印象。

在一系列的【上班族的商務簡報術】或是【商務英文簡報高效班】中,我發現很多上班族都有「介紹公司產品」的需求,無論是對內或對外,在 sales kit(銷售簡報)上, 10 分鐘的簡報「唸」了 8 分鐘的產品規格,用什麼素材、功能為何、有哪些型號…等,把簡報一開始的焦點分配給客戶最不在乎的內容,消耗了客戶的注意力,等到最後幾張投影片才帶到與競品的相對優勢,但還是沒講到對客戶而言的最大的「好處」是什麼?

請別忘了,負責下單的窗口並不需要懂那些專業術語,他們最想知道的,反而是跟專業無關的內容。讓我表列出「好處(product benefits)」較相關的字提供大家參考,有機會可以大量置入使用:
• cost
• convenience
• usability
• productivity
• efficiency
• sustainability
• mobility
• risk control
• value
• performance
• customer service
• durability
• quality
• availability
• flexibility

總是在最後幾分鐘飆語速講完,是你沒「算清楚」時間就開始做投影片

許多學員對自己簡報每個議題要花多少「時間」是沒有概念的,連帶跟著影響,到底每一個項目要放多少內容才足夠也不清楚。

想一想,一場十分鐘的簡報,總共要講兩個議題,第一個議題預計講二分鐘,第二個議題要講八分鐘,不同時間的條件下,內容的「廣度和深度」就會不同;若時間充裕,當然可以在投影片盡情擺放一堆圖表、文字、照片等素材,但若時間非常短,則需精簡內容,避免失焦或是講超時,結果影響了下一個議題的說明。

之所以「因為很重要,所以要講三遍!」這句話很經典,也就是說「時間在哪,焦點就在哪」。一份簡報若花最多時間是在聽眾最在意的「好處」,那麼聽眾一定會覺得「你懂他的需求」,把顧客至上的精神發揮到最好,在心中為你大大加分!

可惜的是,很多人其實常常沒「算清楚」時間,就開始做投影片,手上有什麼資料通通丟到投影片上,既不管聽眾需求、也沒有安排好內容的邏輯順序。一份簡報 20 張投影片,彼此都沒有關聯,一堆天外飛來一筆的發散內容,搞得聽眾越聽越困惑,到底重點是什麼?講者要強調什麼?通通有聽沒有懂,一律不知道!

你以為沒算清楚時間,代價只是在聽眾身上嗎? No no no. 講者自己才是最吃虧的!

你想想,做一份簡報通常都要花很多時間,明明工作忙得不可開交,為了找資料東奔西跑,好不容易在死線(deadline)前擠出一份簡報,結果因為時間沒分配好,搜集一堆內容不是聽眾最想聽的,還因此講超時惹人白眼,最後發現時間快到了,只好把剩下還沒唸到的投影片,開始以 32 倍轉的速度狂奔,或是跳過一堆投影片,直接講結論,最終聽眾對這突如其來的結論感到莫名其妙。

這種付出了努力,最後卻不被賞識、還反過來質疑沒重點的壓力,正是為何多數人都不喜歡做簡報的原因之一。但其實,只要事先對時間做好分配,拿捏不同項目的廣度和深度,即使在現場對某些議題講比較少的時間,也能預先讓聽眾知道哪邊可以看到更多的補充資料,讓聽眾覺得你在最短的時間內,做了最好的時間安排,自然也對你的專業刮目相看,日後在職涯的發展肯定具有優勢。

先前在《資深職場人的憂鬱:工作久了,無法突破?先整理手上有的牌吧!》中提過一位資深經理,對於自己每天在做的事、接觸的人是『有意識』處理,將整個產業的廠商、客戶都搞清楚了,才有後來的突破和發展。當你說的話或做的簡報是人家想聽的、會心悅臣服的,都是一開始謹慎規劃的功勞,「時間」可以是助力,也可以是阻力,就看講者如何安排。

簡報是個可怕武器,規劃得當控制精準,可以瞬間影響在場所有人

回想文章一開始提及的狀況題「如果客戶遲到,自己只剩 3 分鐘簡報,這時該怎麼辦?」,如果當時的講師是我,我會如何回答呢?

其實如同《上班族的商務簡報術》中提供給同學們的小技巧,如下圖,事先把投影片用「總覽模式」,在 agenda 的議題所對應的投影片按右鍵,新增章節,點擊「新增節」,最後讓整份簡報看起來就會像是一本書的目錄,這時就可以從容問客戶「These are what I plan to cover today. A, B, and C. Since time is running short, where would you like me to start?(今天我原本打算要講的內容有這些,分別是 A、B、和 C。既然現在時間不夠了,你希望我從哪裡先開始報告呢?)

若時間允許,可以在中間補上幾句,之所以順序編排主要考量的原因為何,讓聽眾在最短的時間內,對整份簡報脈落一目了然,並且挑選自己最想聽的內容,僅管只有 3 分鐘,「時間」也能花在刀口上,輸出最大的影響力。不管如何,你永遠都能透過事先準備,做好簡報的控場,為自己的表現加分。

當然簡報的學問不僅僅時間管理而已,還有更多獨家秘訣等你挖掘,打造職場超強簡報力。

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