老在舊問題打轉?解決問題就靠「邏輯閉環」深挖根本,找到「甜蜜點」一招擊破

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航行在整個海平面上,你看到的是「冰山一角」還是「整座冰山」?現實生活或工作中,我們都知道遇到問題,應該著手解決,但若總陷在同樣問題鬼打牆,那麼你該做的,是時刻訓練自己,用更高維度的視角去看事情,畢竟我們沒翅膀,需要靠著提升「思維」的高度,才能跳脫肉眼的限制。

就像我朋友 CC 某次與爸爸出遊,當天半夜父子兩因為對房間溫度的需求不同,輪流醒來調整溫度,隔日馬上收到來自爸爸的抱怨,說什麼冷氣開那麼強,都不會體諒老人家身體虛,此時他委屈巴巴的解釋冷氣只有一台嘛,早知道就訂兩間房了…聽完他的分享,我脫口而出「既然出風口對著你爸那張床,那你們怎麼不交換床睡呀?」,只見他整個愣住,驚覺怎麼沒早點想到呢?!

躺在床上也許只能看見眼前的問題,但若到天花板的角落去看整個現場,不同的視角將看到不同的問題,從而影響對應的處理措施,那我們又該如何看見藏在海平面下的整座冰山呢?

用「3W1H」找出問題根本,「邏輯閉環」還你冰山全貌

為了能有效解決問題,校準問題根源,平常我會刻意用劉潤《底層邏輯》中所提起的「邏輯閉環」來訓練思考(如圖):

就像曾向我諮詢過的行銷專員小高,在簡報中他提出新的行銷策略,強調導入新系統可以讓各部門在作業上更有效率,更提出有利的具體數據,但沒想到簡報過程中, C 字輩長官們輪流打斷問:So, what’s your point? 策略長甚至在小高講到系統的好處時,回了一句 I doubt it. 為此感到沮喪的小高認為自己用英文說,肯定沒把話說清楚,所以長官們才會不 buy in 。

聽完他的困擾後,在腦中我早已把邏輯閉環跑過一遍,然後直搗黃龍告訴他「英文並非是真正的兇手」,因為長官們是問 ‘What’s your point?’ 而不是 ‘I can’t understand your English.’,既然英文只是代罪羔羊,那我怎麼知道真兇是誰?又怎麼應用「邏輯閉環」找出真正的兇手?

WHAT:從「事情表象」搜集線索
→ 長官們呈現出來的樣貌是「不耐煩」,質疑簡報內容,對新系統的成效沒信心等
WHY:「找根本解」釐清為什麼會這樣
→ 提到太多行銷術語,長官們不具備相關知識,自然對新系統的好處難有共鳴
→ 對於未經證實的系統成效,光靠單方面的論述難以說服人
HOW:「追根溯源」從過去找出蛛絲馬跡驗證
→ 長官們最感興趣的內容,大多圍繞在效益、營收、利潤、生產力等
WHAT:找出之前類似的證據,提醒日後小心不要重蹈覆轍
→ 小高的主管也曾提出引進新系統的建議,當時被打槍並沒有搞清楚原因;因此,小高若不想讓災情再次發生,未來在提案時就要事先對長官們的需求做好調查,用 5W2H + NO-NO 釐清需求,再用第二層思考幫助職場表達

因此長官不買單的根本原因,與這場簡報最有可能相關的問題是,報告前沒有先釐清長官們可能的「疑慮」,並且在報告中安撫好他們的「顧慮」,自顧自地說著系統的好處,想當然這種一言堂肯定無法引起好的回應。而且就算下次事先全盤了解長官的疑慮,但要安撫好他們的「所有顧慮」…難啦!

瓦解問題冰山前行,得從可解性的 Sweet Spot 下手

很多人都知道在解決問題前,要先找出「根源」才能對症下藥,不過,就像上班族小高一樣,並非所有根源問題都能靠一己之力解決,如同《BCG問題解決力:一生受用的策略顧問思考法》中提到造成發燒的原因很多,其中的「深層原因」可能是「因為人體基因的缺陷,造成免疫系統有漏洞,導致我們必然會感冒生病」,但基因不是說變就變的,難道我們就此束手無策?進出冷氣房多備一件薄外套,或是到人多的地方記得要戴口罩,避免被傳染等不正是我們可以解決這個問題的方法嗎?

其中作者也提到,在解決問題時,「除了必須深入挖掘問題的根本原因之外,還必須兼顧解決方案的可行性,也就是問題的『可解性』(feasibility)。」具體的做法,就是從眾多根源中,找出「Sweet Spot(甜蜜點)」,也就是「這個有待解決的問題,需要有足夠的影響力(impact),而且也是你能夠解決的。」

至於在這場諮詢中,我先是協助釐清小高簡報的問題根源後,再依據眾多解決方案中挑選出 Sweet Spot ,就像以下圖示:

在這整件事真正能使上力的,並不是去改變長官或是尋求其他部門代勞,而是從能解決的 Sweet Spot 下手:例如其中一點是「用類似條件的成績說明」,也就是說在沒實際落地的證據支持下,長官們對新系統能夠期待什麼「具體的成績?」。像是可以說明同產業競爭對手,在各方面軟硬體條件和公司不會差太多,而且引進類似的行銷系統,帶來了什麼確切的影響或改變,在這種情況下,有「先例」背書才能提高說服力。另外,同時也要考量各部門配合推動時,會不會帶來更多的麻煩或學習成本?若事先有想到這點,可以將相關的配套措施埋在簡報中,讓長官們不會擔心造成負擔,因此影響了生產力。

在這時代,解決問題的能力就等於個人的競爭力,但在生活和工作中常充斥著偽議題,也就是說「並不是真正的問題」,像很多學員在參加我的口說課之前,以為「英文」是一個人在職場升遷的致勝關鍵,等到後來上完課才深刻體會,一個人言之有物、能為公司或單位帶來價值,才能走在職涯發展的快車道上。

劉潤在《底層邏輯》說過:「一個人優秀不優秀,要看他是如何解決問題的。普通人只能看到事物的現象,而優秀的人總能透過現象看到事物的本質。」為了不被表象綁架,遇到問題,「剖析」是第一步,用邏輯閉環思考問題根源,避免看到影子就開槍,而下一步就是找出問題根源的「Sweet Spot(甜蜜點)」,提出具有影響力、且可行的解決方案。所以說,能發現問題是你的本事,而能解決問題才是你的競爭力!

平日除了透過簡報課增加自己的職場競爭力外,下次簡報前,事先對你的主管老闆需求做調查,你可以這樣調查:

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