[ 同學心內話 ] 投影片內容精簡還是完整好?簡報心法看穿老闆需求觸發行動

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這是繼”大人學英文:商務Email的結構化寫作法“後,第二次上 Joy 老師的課。會想上這堂的原因是從大學、出社會接觸到外面的簡報概念都是偏蘋果發表會那種簡報風,講求字盡量越少越好,能用圖表答就用圖表達,但在公司上班看到的簡報都不是長這樣,都是文字、數字塞好塞滿,排版差不多就好,心中不免困惑,到底是公司的人簡報素養太低,還是外面流行的簡報太不接地氣,到底簡報要怎麼做才是好簡報?而這堂課的老師曾擔任廣達的 PM ,在科技業內外部報告常見的場景都有豐富的經驗,在這一天的課程中,解答了我多年的疑惑,也讓我做簡報不在糾結於一些無關緊要的事情。

簡報的好壞,由 TA 決定

有時看同事做簡報,感覺內容還不錯,圖表排版都不錯,結果上台被批的體無完膚,因為主管想看的內容都沒有在上面,以前我看了也會糾結於都把數字表格貼上去這樣版面不是很可怕?簡報不是要化繁為簡?如果要這樣搞,我乾脆把 Excel 檔給你算了,根本就不用花時間做圖。

上了這堂課之後,我再也不糾結於這種問題,而是會去思考,為什麼這個主管會想看所有的數字。首先,透過各種管道(直接問、側面打聽、用通則推測 TA 的行為風格),了解 TA 的需求,其中我覺得”用通則推測 TA 的行為風格”是我過去在做簡報的時候有想但還沒有想得很多的部分。有些主管的決策風格比較偏向要看到很完整的資料,如果直接給那種濃縮再濃縮,提煉再提煉的簡報,主管八成會跳起來,因為有些資料沒看到他會很沒安全感。

以前自認還滿擅長於建構報告的邏輯,應該簡報能力還不差,但上完課後,發現自己要再多花心思去觀察人,了解 TA (打中點),並思考什麼因素會影響他的決策,把那些要素納進簡報中才能順利達成目標,安全下庄。

簡報是一種溝通方式,都為了是影響人的行為與決策

目前自己在工作上簡報的經驗,老闆大致上都算滿意,甚至會要求分享給單位同仁來觀摩,但我一直覺得離頂級簡報終究差了一點,我想應該就是影響決策與行為這部分吧!感覺上老闆聽完是認同我的看法,但後續的管理行為好像還是老樣子。

直到有一天,在幫 BU Head 一起準備簡報時才發現人家連演戲劇本都想好了,每張投影片除了陳述想法外,還搭配旁邊的人一起 echo ,才知道原來老江湖都這樣玩的,難怪每次想做什麼成功機率都很高。

簡報 3 大重點:了解 TA (打中點)、邏輯(說要點)與洞見(秀亮點)

這個是貫穿本課程的心法,看起來容易,但真的要做到還滿不容易的。課程後面老師安排了一個練習的環節,就發現一個簡單的福委提案,老師要求要用這個老闆喜歡的呈現方式報告,並將報告邏輯梳理通暢。

各組都上台報告後,就發現有的邏輯不太順,論點會互相矛盾,或是看完不知道重點在哪裡,讓老闆難以決策。也證明以溝通表達是需要有一套心法、框架+不斷的練習與精進才能讓自己每次的簡報溝通都達成目標。

以前覺得做簡報有點像在做美術作品,把自己的想法用視覺化的方式呈現,但其實簡報是一種溝通方式,如果溝通沒有達到當初設定的目的,這樣簡報做的再怎麼漂亮,都是失敗的簡報,而透過老師上課教的簡報規劃 5 步驟,我想我能更快掌握到簡報報告內容的重點,用少少的時間,達成自己溝通的目的。

真誠推薦這堂課給想要有效率完成工作上簡報的讀者,課程中提到滿多工作成功的關鍵點,即使不是做簡報,也還有很多其他溝通的場合可以用上,算是一個一魚多吃, CP 值很高的商務簡報課程。

特別感謝Bess Chen授權刊登。本文為學員上完【310上班族的商務簡報術】課程後的真實心得。

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