線上會議如同摸黑吃飯?!遠端會議必備 3 關鍵,成功打造高效會議

摸黑吃飯是什麼感覺?伸手不見五指,少了視覺的輔助,我們的判斷力開始下降,完完全全只能仰賴服務人員的引導,手腳並用小心翼翼地坐上了椅子,上菜後,依舊是戰戰兢兢地摸來摸去,深怕弄翻了碗盤,對於入口的食物更是感到不安,就連與他人的對話也相對變得被動,其實這樣的無光體驗在職場上並不少見,不就正好像線上會議嗎?

線上會議往往與會者沈默,要不來回重複釐清任務內容,整個溝通過程彷彿摸黑進行。在遠端溝通的情境下,沒有視覺輔助,聲音成了唯一的引導,沒有額外台詞的鼓勵,人和人之間很難掌握互動的節奏。隔著螢幕看不到表情和肢體語言,對於別人究竟在想些什麼,是因為聽不懂而皺眉、頻點頭表示認同、還是眉毛一高一低覺得懷疑等完全不得而知,更糟的是主講者自說自話,怕尷尬開始瘋狂塞話,整場會議的溝通成效就差強人意了。

再加上比起傳統面對面會議,線上會議的進行實在很難快狠準。多數使用者為了不被視訊頻寬影響,又或者個性害羞,許多參與者不會開啟鏡頭,往往按下靜音鍵後就開始「多工」,回個 Email 或 line ,甚至滑起臉書或 IG 、又或者一邊開會一邊打掃,洗碗掃地、幫小孩換尿布等等。於是主持人確認問題時沒人反應,直到聽到自己的名字或指派任務時,分心的人們才急急忙忙回頭釐清任務或目標,搞得大夥又得花更多時間重新確認,拖延了整場會議時間…

無論是會議主持人,亦或是希望會議可以準時結束的參與者,我們都希望會議進行能兼顧效率和效益。那麼,撇開不可控因素(例如:人),又有哪些觀念和技巧是可以由我們「主動」去掌握,促進線上會議進行更加順暢呢?

會議前先做好「心理」和「技術」的準備,與會者的期待管理不能不做

為了讓會議當天更「有效率」和「有效益」地進行,主持人在開會前要先針對以下內容,透過信件、電話、口頭等適合的管道,「先」做好所有與會者的「期待管理」,包含:

  • 會議日期
  • 會議時間
  • 會議主持人
  • 會議與會者及各自角色(例:主席、會議記錄者、議題解說員、決策者等)
  • 會議目的及預計產出(例:方案抉擇確認、向上提案方向、價格策略、行銷計劃的具體時程)
  • 會前準備(例:各單位要確認目前調查的最新數據、競品分析、與廠商溝通的成果、長官對決策的喜好傾向、產品目前狀況)
  • 議題相關輔助資料(例:報告、圖檔、系統、信件、網頁)

就像進入無光餐廳前,服務人員「搞剛(台語:費工)」地「預告」我們即將會發生的事,以及該有的「心理準備」:像是當時店員說「稍後請您抓好我的手臂,慢慢向前走即可。」以及「稍後餐點上桌後,服務人員會跟各位告知,桌上也都已放好叉子,若不小心弄掉,只要舉手就可以,我們都有戴夜視鏡,能馬上過去協助您。」

像這樣幫客人做好「心理」和「技術」的準備,自然會讓人放心不少,而能盡情體會過程。同理可證,一場遠端會議要有效,主持人務必要在所有人上線前,讓每個人知道會議進行的相關細節,尤其是會議的「預計產出」,在溝通條件的侷限下,比起告訴大家之所以要開會是「希望可以找到副總能接受的行銷方案」,不如具體說明「在下週 30 分鐘的會議內,要找出能在下一季以預算 300 萬內進行的 3 項方案,供副總在本季結束前做最後裁策。」

會議中時刻緊盯會議進程,就像導演一樣,確保劇情順暢推動

那次無光餐廳吃飯的體驗雖然覺得很有趣,不過也覺得很「空虛」,對於自己到底吃了什麼真的是個大問號,「是豬肉嗎?我怎麼覺得是魚?他們給我們的菜是一樣的嗎?」,只知道東西有下肚,但無法和友人分享東西好吃與否,整個過程累積的就是一堆問號…

然而線上會議的過程也是如此,當所有人的認知完全不同步,即使發佈同一個消息,每個與會者聽到和感覺到的都不太一樣,若沒有在中間做好「引導」,加上眾多分心的事物下,徹底影響會議進行的效率和效益。因此身為會議主持人,在過程中有 3 個關鍵事要做:

讓所有與會者「看得到」討論中及最終結論,有「畫面」地推動進程

雖然線上會議看不到彼此表情的微訊息,但至少要「看到」會議究竟在討論什麼,所以主持人可以事先寄送像是 Google doc 的連結,讓與會者有地方可以共筆記錄彼此的觀點及共識,有畫面地推動討論,白紙黑字寫下來,完全沒有誤會的空間,同時也能知道目前討論的進度和結果。

針對 5 方向,全程時刻提醒,讓車一直在軌道上

🛎提醒「時間」:有限時間內,討論要具體、想法要落地

在遠端的情境下,主持人必須把大家就當作瞎子一樣,去思考一群看不到彼此的人,要如何知道此時此刻發生什麼事、以及要預期什麼,除了一開始就要提醒會議要花多少時間外,還必須在討論過程中,隨時提醒還剩多少時間,時間若非常充足,要讓與會者知道大家可以放心腦力激盪,但若時間有限,則必須強調討論要具體、想法要落地。你可以這樣引導與會者:

「接下請 Jack 針對 300 萬的操作來簡單說明」
「目前這個議題還有 10 分鐘可以討論」
「至於副總的決策傾向,稍後將請 Andy 做進一步解釋」

🛎提醒「開會目的和目標」:做好把關,避免無效的對話

例如早知道產品預計推出的時程,那麼提出相關能執行的做法,配套的行銷措施要能相互配合,就像下一季要推出跟下一年度要推出產品,時間條件不同,提案內容就會有很大的差異。在與會者脫離此次開會的目的時,你可以試圖這樣提醒:

「Sam,你這個提議很好,不過我們今天開會的目的是找出在下一季立刻推出的做法,所以請先限縮在最快時間內能提供的做法」

🛎提醒「角色和產出」:直接點名各項議題的討論參與者,迅速集中注意力

主持人除了在會前通知各項議題的講者外,也要在會議過程中「直接點名」哪些人,在哪個議題的討論上需要更多的投入。例如在開口請PM 介紹下一年度的 product roadmap 時,同時也提醒業務或研發單位,稍後等 PM 講完會需要發言給予相關回饋、或提供各部門的意見等。如此一來,就能迅速集中大家的注意力,避免出現恍神、不知要給什麼意見的窘境。當與會者有了「明確的任務」後,「預期」自己稍後得給予講者回饋,自然提高注意力。你可以詳細地說明交代:

「接下來換 Nolan 說明最新的 product roadmap ,等 Nolan 說完後,再請 Mary 和 Lora 直接以業務和研發單位的角度給予反饋,務必確保在今日會議結束前,讓三方都有共識,以便下週跟副總提案說明」

不只綜觀大局,更要成為各項議題講者間的橋梁

另外,針對每個項目發言的「講者」,主持人也需要特別做好「控場」。

遠端會議全程只靠聲音在溝通,若聲音本質不好,音量不夠、音調過低、語速過快、音質沙啞等,很容易讓與會者分心,更不用提萬一講者本身表達能力也有問題,內容不夠專業、講老半天不知所云,或是回答問題雞同鴨講等,都會拖累會議的進度,造成溝通成本過高。因此對於「每一位發言的講者」,主持人要適時做到以下幾件事:

  • 介紹講者出場時,摘要為何由這位講者發表或說明
  • 講者若內容失焦,主持人要視情況打斷並釐清
  • 確認講者在一番話後的「重點」為何,必要時可「換句話說」再重申一次
  • 在介紹下一位講者開口前,先簡單複習上一位講者的重點
  • 講者講話的過程中,隨時點名相關的與會者,針對具體內容發言
  • 會議即將結束時,再次請與會者確認共筆的內容,若有後續的追蹤行動,則提醒所有單位各自在何時該完成什麼目標或作業,又或者簡單 摘要全程會議的結論。

一場會議有效無效,關鍵絕對不只主持人一人,與會者也很重要,因此以上內容對於任何角色都是個提醒,不管是你主動發起這個線上會議,或是被動通知出席,都要對整場會議做好應變準備,即使主持人沒有幫講者總結論點,與會者也能自行發問確認「所以你剛剛的意是是… ,對嗎?」,或是發現大家同時在講話,可以讓別人先說,等到一個段落再問「現在我可以補充幾句嗎?」,以及發現沒有結論就要換下一位講者時,也可以主動說「不好意思,所以剛才的結論是?」

總之關鏡頭的溝通就像閉著眼睛講話,很容易因認知不同步,造成開會的溝通成本提高,因此不管作為主持人或是與會者都有責任,做好前置作業及會議中的控場,運用輔助溝通的工具,確保大家腦袋都有開機,在會議當下順暢運作。

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