e-mail 是數位環境下的重要工具
在各行各業工作環境都朝數位化發展的趨勢下，電子郵件（e-mail）已不僅僅是發揮「傳遞資訊」的功能，它對於個人的日常工作管理，以及主管的團隊管理、跨部門溝通，都扮演越來越重要的角色。
擅用電子郵件這項數位工具的人，不但可以有效提升自己的工作效率，也能在越來越複雜的組織環境中做好整合、協調的任務，進而在管理工作上達到事半功倍的效果。
責任模糊，管理就失焦
有位剛晉升為管理職的幹部，負責帶領一個 3 人的團隊，他向我談到領導工作遭遇的挑戰與瓶頸。某次他交辦一項簡單的任務，請單位同事將某份文件複印 3 份，隔日交到會議室給公司的總經理。想不到當日總經理在會議室收到的文件只有 1 份，便將責任怪罪到這位基層幹部身上，認為他交辦事情、分派工作出了問題。
這位幹部把同事找來，詢問為何從先前交待的 3 份變成 1 份。由於這是一項「口頭」交辦的工作，他的部屬又一下子含糊其辭、解釋不清，一下子又把責任推給影印室的員工。一項簡單工作的溝通不但被模糊焦點，也傷害了他領導團隊的威信，以及他在上司心目中的形象。
由於類似的狀況發生了好幾次，這位基層主管找不到有效的解決辦法，直呼看似簡單的向上、向下管理，怎麼會在執行上變得如此困難。我給他的建議，就是擅用電子郵件這項溝通工具。
工作內容文字化，有助於雙向管理
首先，面對不夠細心甚至習慣推卸責任的員工，再小的交辦事項都可以透過 e-mail 來留下記錄。任務的「人、事、時、地、物」被文字化之後，就對主管與部屬發揮「雙向」提醒的作用。此外，每一封 e-mail 都留存有寄出時間，任務指派之後多久被處理完成，都可以被客觀的追溯與檢視。我們不必把每一位員工都當成小學生來監督和管理，但是對於那些粗心大意、執行力有斷層的人，或許這是一種好方法，同時也是訓練他們的一種重要過程。
除了向下管理之外， e-mail 也是用來「向上管理」的重要工具。我們的頂頭上司可能公務繁忙，沒有太多時間去過問每一項工作的細節，大多數人的向上管理、向上溝通因此變得太過被動。若是我們養成用 e-mail 報告工作進度的習慣，或是在重要的郵件上主動副本抄送（c.c.）給主管，是不是能加強與主管之間的默契與信任感呢？
魔鬼都在「執行」裡
當我們把向上、向下、橫向溝通的重要事項，都帶入到 e-mail 的管理系統之後，「寄件備份」就成了我們最佳的工作助手和貼心秘書。養成習慣在每日開始工作的前 5 分鐘，瀏覽一下昨日發出哪些郵件、溝通了哪些事情，就能夠快速掌握工作上要跟催和落實的重點。
電子郵件是一項再簡單不過的工具，然而只要在應用的細節上多加注意，我們可以發現許多提高工作效率的方法。就像大部分那些歷久不衰的道理，大多不會談論太過艱深的理論，而是闡述一個再簡單不過的觀念。就如同 Mary Kay 創辦人玫琳凱‧艾施曾說過的：「想法多得不值錢，執行他們的人才是無價。」
特別感謝行銷專家吳育宏／SalesPower.com.tw授權刊登。