你是不是也覺得「做簡報」猶如心中大石？不論是用中文還是用英文報告，看著人說話過於彆扭、太過緊張，明明事前準備很久，結果一上場報告，「腦中想的是東邊，嘴巴說出來的卻是西邊」，老出現一堆辭不達意的窘況。像這樣出現「想的和講的不一致」的現象，除了對權威感到緊張、擔心結果表現等心理因素外，還有另一個常見的根源問題，那就是在無邊無際的簡報宇宙中「迷路了」！
簡單的說，很多人在報告時，雖然有投影片輔助，卻沒有「方向感」。對於投影片上的內容，解說的順序根本沒概念，再加上工作忙沒時間預演，常常都是到了報告當下，看到畫面上有什麼就「唸」什麼，一會兒唸右下角的圖、一會兒又跳到左上的表格，也沒解釋其中之關聯，然後就這樣一張唸過一張，搞得聽眾越聽越糊塗，最終的下場要嘛全程安靜沒反應，要不狂問問題「到底在講什麼？所以呢？跟我講這要幹嘛？講重點好嗎？」，這樣的回饋只會讓講者越講越緊張，「呃…那這一頁…不重要先跳過…反正要請長官去問，不不不，是請長官底下的人幫忙…幫什麼？啊就…上一頁有帶到…」跳脫原設定的劇本，台詞一整個大亂跳。
不想迷失在投影片中，就做個簡報領航員
一般來說，領航員的工作職責是為船或飛機定位、計劃航線、避免突發狀況，簡報領航員也不例外。而工作上要展現專業使他人信服，前提是「你說得清楚」。「別人的態度是我們養成的」，倘若一個人一次辭不達意，可以說是緊張，若兩次三次甚至每次都這樣，那麼未來不管說什麼都會令人存疑，因為話都說不清楚，誰知道你腦袋會不會也一樣渾沌？因此，為了提升專業說服力，有些事不能等上路再說，報告前就要針對簡報下心思，一開始就裝上 GPS ，從版面規劃到表達路線都用套路設計好，在報告當下才能隨時定位，即使因為緊張斷片忘詞，也能有跡可循立刻回到正軌，繼續流暢報告。想如偉大的領航員般，簡報的分分鐘鐘都在自己的掌控下，就讓長期指導中英文簡報的喬伊，與你分享兩個精練的領航技巧吧！
📍資訊定位：把最重要的訊息擺在最顯眼的位置
很多人對投影片上的圖表、文字、照片等資訊要「擺哪裡」，幾乎是看到哪裡有空白就塞哪，東西散落地沒一個秩序（參考下圖）。
更別提遇到只能接受一頁投影片的聽眾，只好硬塞所有資訊到每個角落，搞到投影片花花綠綠，看起來跟垃圾場沒兩樣，想當然聽眾的觀感就會不佳，更慘的是連講者在報告當下表情也是一副「唉呀，我要講的數據在哪裡？」嘴巴雖然硬講了些什麼，但還是被人聽出前後不連貫而更加困惑。這樣的窘境就好像簡報的講者開車載了一群聽眾，報告時間內視線模糊，看到哪兒有路就往哪兒開，東繞西繞亂走一通，搞得聽眾莫名其妙，回頭責怪講者到底要去哪。
為了解決視覺迷路的問題，放任何資訊到投影片上之前，就要先思索「每項內容的位置」，才能有條不紊地在恰當時機搬出來說明。
一份簡報不管有幾頁，每頁投影片都可以像上圖的概念一樣，分為九宮格。接下來要注意的是，投影片畢竟是做給聽眾看的，所以在製作時要以「聽眾視角」呈現。由於人的閱讀路線習慣「由上而下、由左而右」（兩條紅色箭頭處），因此，兩條紅線的交界處（左上角的淺藍色塊）就是投影片最貴的地段，當然要放最能提升簡報價值的內容，例如看一眼就能知道投影片在講什麼的「標題」，又或者整件事的「結論」。
有了這觀念後，就可以按「由上而下、由左而右」依序放上要說明的內容。若資訊的呈現是以「上下」之分，在報告時就要先講放上面的資訊，後講下面的內容；同理可證，若以「左右」之分，也是先左再右，例如我在文章中用下圖示範聊天的秘訣：
然而要怎麼決定什麼放上面、下面、左邊、右邊，取決於講者自己說明事情「背後的邏輯」。例如同樣是上圖，之所以要把範例 1 放左邊，是因為我想先帶出多數人在聊天時的通病，因為多數人以為和別人聊天，總得想一堆題目才能延續話題，結果卻適得其反搞得像 FBI 審問犯人似的，讓人覺得不舒服；講完通病後，那麼大家可能就會好奇那該怎麼辦呢？於是再接著用右邊的範例 2 ，說明聊天其實是有方法的。藉由左右範例的比較，讓讀者可以看出其中的差異，才能在日後多注意不要犯了左邊的錯，而要多加利用右邊的技巧。
因此做簡報的時候，若能有意識地擺放內容，臨場肯定會比較輕鬆，不管講到哪一頁，說明順序都是從上再下、由左再右；另外按這思維設計投影片還有一個非常棒的優點，那就是講者可以預先釐清自己說明的邏輯，問問自己為什麼這些資訊要擺在同一頁，其中關聯為何，自己說得出來，在現場就不怕被問問題。
📍航線規劃：三步驟調整說話順序
為了幫助講者上場報告時更有方向感，除了簡報內容的版面位置外，還有一個路線說明的秘訣，那就是在介紹任一張投影片時，都按照「標題→ 元素 → 重點」的路線說明。
以我在文章內附上的下圖來舉例。
1 標題：邏輯閉環
2 元素：左邊的 4 個同心圓，以及右邊對應的意義
3 重點：用此圖的「3W1H」校準問題根源
根據這個報告路線，講者的台詞可以是：
「接下來我要講的是『邏輯閉環』，就如各位看到的，左邊 4 個同心圓分別代表思考的層面，右邊則是每個層面代表的意義為何。為了有效解決問題，可以用此圖的「3W1H」校準問題根源，才不會找錯問題方向而淪為白忙一場。」
有了「標題 → 元素 → 重點」的路線輔助後，對聽眾的好處就是可以先對投影片有整體的概念（標題），並且明白為何有那麼多東西在投影片上（元素），接著再跟著講者的說明，記住重要的事物（重點）；如此一來，對講者而言，準備簡報上就更省時省力，能有條有理地展現專業。
當然，路線是死的，人是活的，簡報的講者還是得視聽眾屬性，在台詞的變化上保有彈性。在文章中提到聽眾的反應，可以用 7 大指標預估而先做好準備，例如第 6 個指標「先備知識」指的是若聽眾對你報告的主題，並不了解來龍去脈，那麼在「標題」這邊的台詞就要再多補充說明，延續上一個例子就會是：
「接下來我要講的是『邏輯閉環』，之所以要講邏輯閉環，是因為很多同仁在處理機台問題時，常會發生找錯根源的方向，結果盲目投入時間和心力之後，最後才發現根本是白忙一場，不只造成多個部門的溝通成本過高，最嚴重還會延誤交期。為了有效率解決對的問題，我們可以參考『邏輯閉環』。就如各位看到的，左邊 4 個同心圓分別代表思考的層面，右邊則是每個層面代表的意義為何。為了有效解決問題，可以用此圖的「3W1H」校準問題根源，例如上次 GA-123 案子，當時如何（判斷錯問題方向），後來經過（釐清手續），發現問題其實是… 因此後來（採取行動），才在後續看到…（成果）」
不論語言、不論產業，傳遞訊息的路線如出一轍
你覺得用中文說謝謝，或是用英文說「Thanks.」所表達的涵義有什麼不一樣嗎？所以不論是中文簡報也好，還是英文簡報，傳遞訊息的路線都可以如法炮製，讓喬伊提供幾個黃金句型給大家參考參考：
1 標題
- Alright, let’s start with …
- The first thing I want to share with you today is …
- Next I would like to talk about how we are going to …
2 元素
- This chart at the top left illustrates …
- The diagram is a bit complex, but I’d like to turn your attention to the middle right. This table gives you a breakdown of …
- The green line indicates …, and the blue line shows …
3 重點
- What is important here is …
- I must emphasize that …
- According to this pie chart, we can conclude that …
單憑一招無法走天下，更多的簡報窘境來自於不足的行前準備
如此一來，按照套路思維準備簡報是不是輕鬆多了，只要簡報講者對自己的專業有把握，事先按聽眾閱讀路線的習慣擺放資訊，並以固定路線說明內容，就能減少辭不達意的機率。更棒的是，用套路的方式呈現簡報，除了像監控整場演說的領航員外，講者更像導遊一般，帶著一群初來乍到看到投影片的人，有條不紊地介紹每個景點和來源，隨時做好聽眾認知的引導，彼此都不會在過程中迷路，想當然報告的成效一定會大大加分。
咳咳，喬伊還是得客觀地說，簡報學問博大精深，有太多眉眉角角要顧，畢竟聽簡報的是活生生的人，只要有人就有江湖，許多事要成，也不是一份簡報就能做到，事先還是有許多前置作業，像是利害關係人的分析、聽眾短中長期需求的變化、時間有限的報告方式、最能達到溝通目標的有利資料等等，在在都考驗講者的處事思維以及應變能力，但尷尬的是在時間和條件的壓力下，很多人的簡報常是事與願違，既沒有達到簡報目的，還因此浪費時間影響其他工作更大的產出。
新的一年，若想省時省力，讓簡報表現拳拳到位，那麼「找到對的方向」去準備簡報就很重要了。若你不想陷入迷路的迴圈，或是對自己沒把握而要上場賭一把感到不安，那麼不妨參考喬伊的簡報課程：【310上班族的商務簡報術】和【商務英文簡報高效班】，在 7 小時內，一次獲得完整準備的系統化做法，讓自己在接下來的每一天，上場報告一次比一次更有底氣、有自信！