擅長做事的人,該怎樣表現「你比別人好」?兩個方法,點亮你的優勢

如果現在有記者拿著麥克風問你:「請問你在工作上的優勢是什麼?」面對鏡頭你只有三秒,這時你會說什麼?

如果現在有記者拿著麥克風問你:「請問你在工作上的優勢是什麼?」面對鏡頭你只有三秒,這時你會說什麼?

我想,這題目對許多上班族肯定不陌生,尤其每年在打考績或是轉職面試時,幾乎是必考題。當然答案肯定因人而異,不過我的觀察是,許多人對於「優勢」的定義很模糊,甚至還常和工作的基本「義務」搞混了。

喬伊在這裡舉個例子。還記得有次我去一間科技公司,進行一對一簡報模擬演練。訓練對象是多位初階主管,負責在簡報結束後,針對他們的表現,給予反饋,這個目的是讓這些主管可以在下週面對副總和更高階的主管時,拿下更好的考評。

初階主管們的任務是:透過簡報,在10分鐘內,闡述自己過去一年的豐功偉業,以及藉由敘述自己的優勢,來證明自己值得向上晉升。

結果,大多數同仁都把這場演練當作平日例行報告,十分鐘的簡報,約花了8到9分鐘談自己總共做了多少個專案,包含專案裡產品規格,以及相關技術的說明。當時的我,一度以為今天是來陪大家開週會…

對於「個人」的說明,大家幾乎花不到一分鐘就結束,有的人像在學校甄試般介紹:名字、學校、科系、職稱和職責……只有少數人提到「類似」突顯優勢的內容,
例如有人回我:「我很有責任感!」
我回:「這不是標準配備嗎?」
還有人說,自己「很會解決問題」
我又回:「這不就是公司請你的原因嗎?」
當然,也有人打忠誠牌,說自己「在公司已經待了十年」,
我回:「所以呢?」

這些答案,聽起來就像一群準備進宮選秀的妃子們,和戶部的官員說:「我家世顯赫、面貌姣好,選我選我。」結果只得到對方冷冷一句:「唉,得了吧,這裡哪個女孩不是這樣說的啊?」

優勢和責任義務是不一樣的。擅於做事的人,大多比較會講「做了什麼(what)」,對於像是「為何(why)要升我而不是他」的闡述,則明顯經驗不足。

而這樣的窘境,在求職面試時也常發生,人家問你「為何我們應該僱用你?」,潛台詞就是:「跟其他競爭候選人比起,你有比較優秀嗎?」結果,你卻一直強調自己肯學肯做事會努力,說得口沫橫飛,對方卻興趣缺缺。

究竟該如何說出自己的優勢?

有句話說:「想破局,就要先識局。」要說出優勢,就得先搞清楚「什麼是優勢」。在這裡,我給個簡單的定義:「雙優」。

第一優:你做這件事特別「優」秀 → 不止會做,還做到令人出乎意料。
第二優:你做這件事的表現「優」於別人 → 不止會做,還做得比別人好。

當你從記憶中,找到任何符合以上雙優的證據後,接著就可以按以下流程闡述:

1 先提這項優勢普遍的弱勢

紅花有綠葉的突顯,因此有了一枝獨秀的辨識度,說明優勢前,最好先強調大家通常的弱勢為何。透過先解釋為何某件事特別困難,大家普遍都做不好,這時再搬出優勢,才能有襯托的效果。沒有比較,容易淪為老王賣瓜。

就像有次我要介紹自己的簡報課程,對方是新竹某科技公司的總經理,他劈頭就問我和坊間的課程差異在哪?主管背後的潛台詞其實是:「為什麼我們要找你來上課?而不是別的老師?」

記得當時我是這樣回的:
「很多簡報課程把焦點擺在『視覺設計』的教學,學員在課後對投影片的設計,通常會覺得明顯有前後差異。把投影片弄得吸引人很值得鼓勵,只是事有輕重緩急,很多惹怒主管和客戶的簡報,都是讓人聽完不知重點在哪,而不是投影片不夠漂亮的。」

果然,當下就得到了對方認同的眼神,顯然我的優勢針對這局勢裡的老問題,的確是一擊就中,這是破。

2 說明兼具「雙優」的例子

收到這個認同的訊號後,我接著說:「而我這堂課,就是要解決最根本的問題:讓簡報言之有物!

只見總經理回:「說得倒容易,怎麼做?」

太好了!連總經理都認為做好簡報非常困難,我就能藉題發揮,好好展示所謂的「優勢」。於是我回:「總經理請放心。我以前也在科技公司上班,有過不少對內和對外的簡報經驗,非常清楚,許多學問在教室和實務應用是不一樣的。同仁上班都很忙,難得抽空來上課,一定要帶走可立即上手又能落地的技能。所以這堂課,直接提供一套做出好簡報的 SOP(標準流程),讓同仁在任何時刻,面對任何情況、對象、內容,都有套基本驗證的標準,省時省力,快速做好一份有重點的簡報。SOP省時之下,同仁可再發揮創意,弄好視覺設計,自然加分不少。」

讀到這,有人可能會納悶怎麼還沒介紹課程內容?光憑這些就能說服總經理嗎?

這就要回到文章一開始提到的 what (我做了什麼)和 why(為何要選我) 思惟。在時間分配上,孰輕孰重,完全視聽眾需求而定。以我的例子來說,像總經理這樣層級的聽眾,比起課程的細節(what),他會更想知道的是「為什麼要選這堂課程(why)」,所以我花比較多時間先說優勢,後面花較少的時間簡單帶過課程細節。

因此,想要在面試或績效考核等情境中,就要花時間強調自己和其他競爭候選人的差異。在說明的時候,先從大家普遍都會遇到的弱勢或挑戰下手,製造出困難的氛圍後,再提出自己究竟哪裡特別優秀,以及如何優於別人。

後來,那群初階主管,經過我的回饋後,對主管的簡報中,都抓住了重點。那個說自己「很有責任感的」主管,特別點出他在年中處理了某案子的突發狀況,當下許多同仁都不知如何處理,再加上時間有限,只有他一肩扛起問題重擔,透過種種方式,終於在Deadline前趕上給客戶的實機展示。

而那位說自己「待了十年」的主管,則加強了自己因為待得夠久,特別了解公司重視的設計和研發面,因此,在給出建議時,比他人更能掌握公司的文化和核心價值,避免天馬行空的發展。

回頭想想,說自己做過什麼,的確容易多了,畢竟那些事都是事實;但要說出這些做過的事,到底比別人好在哪裡?空有形容詞,聽者實在很難聯想。而自己,除了容易和「義務」搞混之外,還必須透過客觀的判斷自己是否真的優於他人?

這絕不是關起門來或待在家就能知道,唯有走出去、向外看、問別人,多收集回饋,才能提升對自己優勢的信心。「優勢」不是你自己說得算,是別人也能認同、透過驗證的才叫優勢。就像我介紹課程的台詞,也不是憑空想或是自以為的,也都是上場驗證過後,確保聽眾有共鳴,我才敢說。

否則,要是我單方面自己說自己的課程超棒、物美價廉、上過課的同學都說讚,問卷滿意度超高,你猜那個總經理心理會怎麼想:「唉,得了吧,哪個老師不是這樣說的?」

工商服務的分隔線———

我的中文簡報課即將開課了,如果你也想在簡報上展現優勢,不妨來聽我講講簡報眉角吧!當然,如果你的年度簡報迫在眉睫,需要馬上找人幫你把把脈,也可以啟動緊急度最優先的一對一教練服務喔!

Photo by Dragos Gontariu on Unsplash

1 comment on “擅長做事的人,該怎樣表現「你比別人好」?兩個方法,點亮你的優勢

  1. 引用通告: 沒人有義務聽你報告,除非你給出好理由:精準表達的七個指標 – 我是黃喬伊

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google photo

您的留言將使用 Google 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

連結到 %s

%d 位部落客按了讚: