重要會議時,你能做什麼給自己加分?

還記得,我剛進大公司和外國客戶第一次開會時,超緊張的!所以,每次開完關鍵會議,我回到座位後,都會趕快記錄下來4件事。

嗨,我是喬伊。

今天想講一個以前職場練功的故事,雖然跟商務英文有關,不過,非英文的職場也很適用喔!

還記得,我剛進大公司和外國客戶第一次開會時,超緊張的!因為,那時還是我還是個小菜(鳥),所以只能在旁邊做會議紀錄,但心裡仍立志:「有一天,我黃喬伊一定要站上簡報台,變成主菜!」

所以,每次開完關鍵會議,我回到座位後,都會趕快記錄下來幾件事:
1. 剛才主管和客戶的關鍵對話
2. 注意他們彼此在意的點
3. 中間交手對話用到的句子
4. 何時打破沉默並提出最後決定


這些「臨場」才能體會到的眉角、氣氛和心理戰等實戰經驗,是我覺得「教室英文」和「戰場英文」最大的不同。

在教室學的是教室英文(classroom English),在職場上學的叫「生存英文(survival English)」,所謂「生存英文」是真實世界完全不按牌理出牌的應用。

那些不按排理出牌的老闆和客戶們

舉個例子吧,有一次我背好了產品的使用說明,結果眼前的以色列客戶,連珠炮像審問我:「為什麼需要這種產品」、「對他們有什麼好處」、「在他們國家要怎麼推」、「目前市場占比是多少」、「在哪些國家已經推行」等。

當下我只能立刻放下小抄,深吸一口氣,臨機應變,以我平時建立的資料庫來回答。

你說,那喬伊,那萬一我的資料庫沒有這些資料庫怎辦?那剛好就是建立的時機了,人生不是「得到」,就是「學到」,一點也不吃虧。

所以,出社會一段時間後,我也體悟到工作歷練的寶貴,是能「主動」掌握事情的發展,也就是清楚「知道自己在做什麼」和「能做什麼」。

當然,你還得要對各種不可抗力因素(就是我的以色列客人,還有你的絆腳石,我想你懂的),先做出準備。

只要能先做以下三件事,就能漸漸解決和說話會緊張的問題:

1. 建立個人戰略資料庫
2. 預測對話情境
3. 運用策略,降低對方語言期望值

那麼,跟外國人溝通這件事,還可以再準備些什麼呢?

答案是:做好「心理準備」!

【心理準備:模擬作戰】

有位學員曾說過自己在某語言中心跟著外國老師學習英文兩年,在教室講話都很自然不會緊張,可是一但回到工作崗位要跟國外同仁電話會議,還是照常緊張到講話都兩三句只想快點掛電話。

為什麼會這樣呢?

那表示你的心理準備不夠。如果你已經嘗試建立了自己打仗用的資料庫,還得是要常沉浸在「真實」的應用環境,並且主動參與、要求旁聽、或是主持或是報告等。

在這個科技時代,沒有不能先查到的單字、片語和表達,但唯有臨場感是網路搜尋不到的。只有不停的說、不停的練,才有機會克服緊張和焦慮。

也請換個角度思考,與其用情緒和蠻力去應戰,不如把焦點放在解決問題的「方法」上,全盤了解雙方要溝通什麼?為了達到什麼目的?再去準備對應的表達。如此既能事半功倍,又能突顯專業。之後我只要感覺自己焦慮,就會回到原點來思考,以免繼續在原地打轉。

我常會提醒職場工作者:「商務」、「英文」、「溝通」是三門獨立卻又環環相扣的學問!因為無論是哪個國家的,並不是一定都具備業界的商務概念,又或者有業界經驗,也不代表知道該怎樣溝通。

所以,想要有效做好溝通,喬伊要說,三個技能缺一不可。你準備好了嗎?

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