好的開場,決定80%的結果!簡報的注意力就在一開始!(內附懶人包)

「簡報還要有開場?不不不,我又不是主持人,還要說出不習慣的語調,太彆扭了!」

歲末年終,有不少做結案報告的機會,而且難免要跟大老闆報告成果。要怎樣精簡傳達,令聽簡報的主管們印象深刻呢?要怎樣做,才不會讓聽簡報的人總是一臉迷茫?

我直接說結論:「簡報的開場」對聽眾具有巨大的影響力!

但是,我相信很多人對要如何「開場」卻常感到頭痛,通常是:「呃…今天簡報主題是…那…ok,第一點(指著大綱)…」,然後就跳到簡報內容,也沒交待簡報目的和一些關鍵提醒,沒頭沒腦跳到細節後,造成主管腦中產生更多疑問,想當然爾,結果就不太樂觀。

「簡報還要有開場?不不不,我又不是主持人,還要說出那種不習慣的語調,實在太彆扭!」於是你草草帶過簡報主題後,立刻進入第一頁投影片的說明,誰知聽眾沒聽幾頁,就一直打斷你說話,要不就是問了你稍後就會帶到的問題,要不就是沒聽你講完就妄下定論、開始講一些自家立場的顧慮。不解釋還好,一回嘴底下又出現一堆新的問題,搞到一場簡報越講越離題。

其實這些常見的失控狀況,如果有將「簡報開場」做好,一切都會迎刃而解!怎麼說呢?

關鍵的開場起手式:定錨聽眾的認知

「簡報開場」主要是為了觀眾的「定錨效應」(Anchoring Effect)。定錨效應是一個被廣泛運用的心理學概念,很多領域都會談到,簡單講就是:我們都會被第一印象所左右決策,不論他是對或錯!

用在簡報情境時,聽眾在「簡報開場」聽到的資訊,會大大左右他們在過程中的思考。例如,聽眾為何會在簡報中歪樓,講一堆和主題無關緊要的?可能是講者一開始就沒有講清楚「今天的簡報目的」以及「簡報時間」,讓聽眾以為時間還很長,發散式的想問什麼就問什麼。如果你沒有先提到發問時間,聽眾也就會一直打斷報告提問。

喬伊在教授簡報課時,都會再三強調:「簡報講者的角色,就像導遊,在旅程中帶領著旅客,從主題去經歷未知的探索,並在過程中隨時顧好旅客的體驗。」試想,若跟團旅行,導遊也沒說明今天要去看哪些景點、其中的樂趣或精采之處、何時用餐休息或回程,而是直接就開始說明A景點的歷史由來,正當你納悶為何要聽這些時,導遊突然說:「來,我們現在下車前往A景點。」想必下車時,你早就忘光剛才講的A景點的歷史和導覽了吧?如果導遊先說,我們上午會前往A,中間會休息30分鐘,下午會前往B景點,現在開始講A景點的歷史。是不是會降低很多被提問的可能?

有經驗的人都會發現,導遊隨時隨地都會做好「引導」,出發前仔細說明當天行程、預計休息用餐時間、幾點回程,並在過程中預告所以下一個景點、和中間交通時間可以做什麼等,旅客在能掌握過程的狀況下,才能放心跟著導遊盡興玩樂。簡報也是一樣的道理。

有了這觀念後,接下來喬伊就扼要提出「簡報開場」可以定錨的地方吧!

定錨點 1 :為什麼我要聽你說?塑造聽者對講者的身份認同

常見的開場內容之一,就是「有理由的自我介紹」。簡報中,最令人頭疼常不是對內的報告,而是面對那些和自己不熟又不懂專業的人,我們該從何說起。因此,若你和現場聽眾不認識或不太熟,在簡報一開始就得先自我介紹,讓別人知道此刻在聽誰講話。問題來了,自我介紹可不是單純的報名字,而是「有理由的」,先定錨你在聽眾心中的形象,那就是讓他們知道「Why you?」為什麼是你來報告,講白一點就是,為什麼我要聽你說話!

是因為這個主題是你的專業?全台灣沒人比你懂?還是因為你研究最久,對整件事情的來龍去脈都瞭若指掌?還是你是這案子的負責人,聽眾以後有任何問題直接對你就好?哪一個?請在一開始說清楚。如此一來,才能減少聽眾一開始只聽個「名字」(喔~你叫大衛?然後呢?),結果造成大腦在簡報過程中不斷浮出各式問號:「你誰」「你哪位」「你憑什麼這樣說」「你有很了解整件事嗎」「我為什麼要聽你的」等。

「有理由的自我介紹」要定錨的,是聽眾對你的「信任感」,透過展現個人背景與主題的「連結」後,像是相關經驗、年資、主修、專長等,一方面引起聽眾的注意力,二方面則是為自己背書:我接下來要講的不是隨便唬唬的,而是有相當專業的支撐。

如果你是以英文簡報,喬伊也幫你把「有理由的自我介紹」英文版懶人包做好了:

  • Good morning. My name is Eric and I’m the new Marketing Manager. Let me start by saying few words about my background.
  • Hi, for those who don’t know me yet, I’m Jason Smith. I have been working for ABC company for more than 10 years.
  • Hello everyone. Welcome to Adodo. I know I’ve met some of you, but just for the benefit of those I haven’t, my name is Travis Scott. For the past 3 years, Mr. Smith and I have been developing the top-of-the-range robot vacuum cleaners.

定錨點2:期待管理,先釐清整場簡報的範圍

換個角度,假設你是客戶,今天廠商帶團隊來介紹產品,結果上場的是一位看起來怯生生的人,連招呼也沒打就直接開始講產品的硬體規格,你會作何感想?小劇場是不是準備開啟:「嗯?我今天到底來幹嘛的?等等聽完,是要我做決定嗎?有樣品可以看嗎?萬一不符合我們的成本呢?一直唸投影片,是當我不識字嗎?算了,嗯?我等下好像有幫重要的信要回,那還是叫這個人講快一點?要不然改天再約?反正我們家工程師也不在?」

沒錯!從講者開口的那一秒起,聽眾的腦袋就是這麼忙碌,若簡報一開始沒有解除大家腦中的疑問,那麼就可能淪為你講你的、他忙他的……

喬伊再舉另一個「期待管理」的好處!萬一過程若出現離題失焦的狀況,也才能提醒聽眾:「我們一開始就說好了喔!今天是來討論……的,對吧?」或者是「因為時間只有……分鐘,讓我們先回到正題吧」。

我一樣附上英文懶人包!開場還有哪些關鍵學問,會影響到聽眾的反應:

簡報目的提醒聽眾今天是為了什麼目的而出席,回饋請聚焦在這個目的

  • What I’d like to do today is to present our latest product – VS17.
  • In my presentation this morning, I’d like to update you on the situation about the development of our new engine.
  • The reason I am here today is to introduce our new XUYA system and to show you how it can save your time and money when taking measurements on three-dimensional models

簡報效益】聽了簡報後會有的收穫?提高對方聆聽的意願,促進全程溝通流暢

  • The information I will give you today will help you save 15% of your operating costs.
  • My presentation today is particularly relevant to those of you who want to speed up manufacturing process to increase productivity.
  • By the end of my presentation I hope you will have enough information to make your final purchasing decision.

【簡報大綱】聚焦討論範圍避免離題,同時讓聽眾明白之後將帶到的要點,減少疑慮

  • In particular, I’m going to talk about the five key features of VSW128. They are …
  • I have divided my presentation into two parts. First, I would like to explain … I will then presentation my forecast and recovery plan to …
  • I’ll start by telling you who we are and what we do, then we’ll look at why we can gain an edge over our competitors. Finally, I’ll explain what benefits you can get from this product.

【簡報時間】預先知道時間規劃,聽眾才能放心聽講,針對事情討論的廣度和深度給予相對回饋

  • My presentation will take about 20 minutes.
  • I allocate 15 minutes to each of the first two items.
  • We will take a short break for 10 minutes after the discussion of section one.

【何時提問】讓聽眾知道何時可提出疑問,避免過程失焦,在資訊不完整下產生誤解而做出錯誤判斷

  • 隨時提問 → If you have any questions, feel free to interrupt me at any time.(適合聽眾人數少,可透過非正式的表達鞏固講者和聽眾彼此之間的關係)
  • 階段提問 → If you don’t mind, I would prefer you to only ask me questions at the end of each major section of my talk.
    (確保聽眾對主要訊息的階段性理解,避免在資訊不完整下提問而耗時)
  • 結尾提問 → I’ll be speaking for 15 minutes with a 5-minute Q&A at the end of my presentation. Please hold all questions until then.
    (適合人數多的場子,在簡報結束後邀請聽眾問問題,一次集中回答,缺點是聽眾在最後可能早已忘記要問什麼)

當然,有些人看了可能會說:「我和對方見過很多次了,還需要講這麼多嗎?」的確,「開場」的內容,也會因講者和聽眾之間的狀態而有所差異,因為搞不好針對同一主題早已討論多次,雙方互動早有默契,或許可以從上一次的會議結論定錨起。

倘若你們今天還處於看到聽眾仍然「會緊張」或是「還很陌生」的情況下,那麼保守點、幫聽眾做好期待管理,定錨彼此在過程中該做什麼,以及可以問些什麼,好讓雙方溝通更加流暢。

喔,對了,順帶一提,以上的定錨點換成其他語言版的簡報也一樣通用。

在職場上,大家都得報告,若能來個抓重點的開場,不但能對抗「低頭引力(滑手機)」,還能製造「零尿點(讓人捨不得去廁所)」的期待,那麼做簡報就會變成是一件有成就感的事,還能創造個人辨識度:「這傢伙滿有一套的」。如果你在簡報時,總是覺得反應普普,很難挑選出最重要的精髓,或者遇到提問者就會緊張到無法自拔。不妨跟著我上一堂中文簡報課,上班族時間不多,我會在短短一天的課程內,教你快速搞定三大簡報核心,有效引領注意力,讓簡報達成你最想要的目標!

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Photo by Teemu Paananen on Unsplash

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