你的簡報,是不是常讓人想問:「然後呢?」

記得發表時,簡報者們個個有備而來,說起話有條有理,但每每在聽完簡報後,卻令人有種莫名空虛的感覺,歸根究柢,還是因為「缺乏明確的簡報目的」!

不曉得大家去餐廳吃飯,有沒有過那種一道菜品嚐了一口後,覺得:「嘖,其實也不難吃,但吃完後總覺得好像少了點什麼……」那種「欠一味(台語,意指感覺不太對)」的遺憾,自然讓人覺得,自己的時間和金錢,似乎花得沒那麼值得。

很多主管告訴我,他們在聽了部屬的簡報後,也常有那種「少了什麼」的感覺,而我在課堂安排學生的演練和一對一發表時,對此的體會尤其深刻。

還記得發表時,同學們個個有備而來,精心準備每一場內容,說起話來也都有條有理,但每每在聽完簡報後,卻令人有種莫名空虛的感覺,就好像吃了很多東西,卻記不得自己究竟吃了什麼,歸根究柢,這種「欠一味」的簡報,令人無法口齒留香的關鍵,主要還是源自於「缺乏明確的簡報目的」。

什麼意思呢?

有一次我去百貨公司逛街,經過一個鞋攤,低頭看到一雙靴子,攤位小姐看到我立刻拉高嗓門說:

「小姐,這雙靴子真的很適合你耶!尤其你腿特長,穿起來肯定好看!要不要我拿雙給你試穿,證明我說的沒錯?」

只記得下一秒當我意識清醒時,靴子已經在我腳上,小姐馬上接著說:

「看吧,就說你穿起來特好看!更棒的是,這雙靴子今天在特價,原價是$5480,打折後只要$2480喔,整個庫存就剩這一雙了。對了,你是刷哪一張卡呢?」

就這樣,我在人生腿最長的那3分鐘內,刷下那雙原本只是隨便看看的靴子XD

讀到這,相信大家都會說:「這小姐很會耶!」但關鍵是,我,在當下是這位攤位小姐的聽眾,卻在她「簡報」完後就立刻採取行動(試穿和刷卡);試想,如果小姐看到我只是說一句:「歡迎光臨,隨便看看喔!」結局還會一樣嗎?

很多同學在做簡報被我問到「你的簡報目的是什麼?」,通常十個會有九個的回答是:

「我要讓誰誰誰『知道』什麼什麼什麼。」

這種只要讓聽眾「知道」的簡報,其實也沒什麼問題,就像其他攤位小姐在我經過時都會叫我隨便看看一樣,我的確因為她而「知道」眼前有一堆鞋,但通常我也只會「隨便」聽聽就走了;相較之下,許多令人印象深刻的簡報高手,則都像我遇到的那位鞋攤小姐,你一聽就知道她每句話都是精心設計過的,句句針針見血毫無廢話,一切都是為了引導聽眾到一開始設定好的「簡報目的」,從她的例子來看,「明確的簡報目的」指的就是要讓顧客不止「知道」這裡有鞋子,更重要的是要「對!我需要買鞋子!」「我現在就需要一雙讓我腿看起來超級修長的鞋子!」

話說回來,職場上的簡報也是需要有明確的「簡報目的」,不管在當下聽眾聽完後是否立刻採取行動,至少在開口的每一句,以及翻到的下一頁投影片,都有一個你要帶聽眾去的地方:認同你說的,並且按照你說的去做。

例如,有位研發部門的主管在發表練習時提到:為了解決更多案子的需求,想要透過年度報告跟總經理說部門需要雇用更多人手,但問題是,在他報告了5分鐘後,我只聽到一堆跟專案相關的專有名詞、流程說明、以及雇用人後要負責的項目,但卻聽不到哪裡能「說服」總經理「同意」撥人力預算的相關論點,當然,聽完後我又覺得「欠一味」,於是反問他:

「或許我不了解你們的公司文化,但我的工作和輔導經驗是,若今天你要跟主管要資源,實務上很難會是你說什麼老闆就給你什麼,如果這麼容易就到手哪還需要簡報;所以,在你進入細節的說明前,對總經理這樣地位的人,首先該說明的應該是整體雇用人力之後的方向發展,接著再輔以評估的預算內容,以及可預估的量化效益等圖表,相信比起技術面的說明,他會更想知道這錢是否值得花吧……你覺得呢?」

當然有人可能會說:「JOY老師,我真的沒什麼目的,就只是要更新案子的最近狀況而已」,如果你在做完簡報後,並沒有要聽眾採取什麼特定行動,那麼請容許我吐一口煙告訴你:「簡報的目的」可不一定是檯面上的,也可以是「檯面下」的,畢竟職場溝通的背後,本來就有講者自己的考量,不管是透過簡報留下專業形象、拉攏其他參與者、對競爭者的示威、或是讓老闆知道你在狀況內,請他漸漸放手不再干預等,這些都叫作「目的」。

再說得更直接一點,簡報,絕對不是是用來呈現工作上執行了那些細節,而是要「促使對方做出行動與決定。」 簡單說就是,你希望聽眾在聽你做完簡報之後,帶著什麼樣的想法離開?例如業務說明會的目的,可能是「希望採購窗口下訂單」;部門業績會議簡報的目的,則可能是「主管對年終獎金做出決策」。 由此可見,清楚掌握自己期待聽眾產生什麼樣的反應,徹底決定了簡報的內容呈現。你的過程和細節,反而是最不重要的。

想一想,即使是最單純的校園生活,學生把簡報做好,也都是希望可以得高分、贏得教授好感、讓同儕覺得自己很厲害等,只是當我們開始工作、開始忙碌後,反而忘記了「目的」這件事,結果就是辛苦做了投影片,照著稿子像個司儀一樣唸了一堆句子,餵了聽眾一堆食之無味、棄之可惜的內容後,最後當然也是會議結束後就拋在腦後,一點意義也沒有。

好的簡報絕對不會是有啥就說啥,想好「目的」再開始做簡報。至於你問我怎麼聽出來一個人簡報有沒有「目的」?答案很簡單啊,就看你聽完會不會想刷卡(採取行動)囉?XDD

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3 comments on “你的簡報,是不是常讓人想問:「然後呢?」

  1. 引用通告: 他人的溝通盲點,就是你的機會:職場上的「第二層思考」 – 我是黃喬伊

  2. 引用通告: 請你不要想大象:什麼是職場的精準表達?(上) – 我是黃喬伊

  3. 引用通告: 請你不要想大象:什麼是職場的精準表達? – 我是黃喬伊

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