報告只會平鋪直述一點也不有趣?寫完簡報記得問『我的花生醬在哪裡』

想跟大家聊聊,最近看HBO影集《Minx》對其中某個橋段印象特別深刻,因為所表達的概念恰好與我的教學理念不謀而合。影集中的女主角試著對投資人進行簡報,為了在保守的1960年代出版一本宣揚女權觀念的雜誌,她花了多年時間做足準備,心想我這內容滿是專業十足的有料乾貨,一定能 impress 投資人!不料沒能拿下半個投資,直到一位出版商點醒了她,並這麼跟她說……

「其實你的內容很不錯,只是我看得時候感覺像是老師在說教」
「你必須隱藏你的“藥物”,
「就像想要給狗狗吃藥,你必須要先把藥包裹在花生醬裡。」
「所以我的問題是......你的花生醬是什麼?」

大家在做簡報時,其實也常常犯了與女主角相同的錯誤,覺得我的內容精彩萬分超實在,聽眾一定會願意聽,卻忽略了簡報的主角是聽眾,只憑滿股熱誠,硬餵內容給聽眾,卻沒自覺需要花生醬來吸引他們的目光,這個做法還可能增加溝通成本,聽眾全程既不專注也沒什麼互動,自然對訊息解讀有所落差。因此,如同餵藥道理,在簡報設計中,用點巧思吸引聽眾的注意力,不僅過程有趣,溝通效果也將提升不少。所以寫完簡報記得問自己,我的花生醬在哪裡?

然而用美味花生醬誘惑聽眾注意的方法百百種,以下就讓喬伊提供兩種品牌的花生醬,用實際案例讓你快速 get 具吸引力的簡報技巧💪

《層次牌花生醬》
將事件拆解分層、清楚表現重要高低差異,襯托關鍵性

當要描述的事情很長,有許多步驟或區塊需要分別都講解時,可利用陳述邏輯 order of importance,思考如何透過差異去襯托其重要性。舉例來說,如果科技主管希望利用你說明 principles of data analysis 讓新進人員重視數據分析的重要性。

一般常見表達

Okay, everyone, today I’d like to talk about our principles of data analysis.First, do some background research before running any numbers. 
Second, be thorough in your search for data. 
Third, Data analysis is important ,…  

今天我要講的是數據分析原理。首先,在處理大量資料前你需要做一些研究。 其次,要徹底搜索所有數據。第三點很重要,要分析數據……

層次牌花生醬表達

Hello,everyone. Today I’d like to talk about our principles of data analysis.
People now are overwhelmed by data. 
Getting data is easy. 
Reading data is hard. 
But, interpreting data is the most valuable. 

現在的我們每天都被大量資料給淹沒,要取得資料非常簡單,要讀懂資料很難,但「解讀」這些資料並做出貢獻才是你的價值所在!

仔細比對兩種開場,雖然內容一樣,描述的方式卻不同,講者傳遞的訊息也就大大不同。一般以直線型的描述方式表達,在同緯度下,聽眾就像看SOP一樣,分段接收無法有個整體樣貌,與認知各自清重,相反的,利用三種層次的方式舖陳能力差異,像是金字塔分層一樣,堆疊區分,先講最簡單的(getting data),再一路講到最重要的(interpreting data),帶著觀眾一路體會中間的差異,關鍵重點則是擺在讓新進人員自行判別,何者最重要,沈思自我工作價值,並想達到哪個階層。

《陷阱牌花生醬》
拋出聽眾直覺好答卻易掉入盲點的陷阱題,誘發好奇心

面對需要將生硬的技術,轉換成簡單易懂的表達,講者在過程中可以利用「Rhetorical question(自問自答法)」提出問題,但其實並不需任何人回答,是一種明知故問、讓人好奇答案是什麼的感覺,進而與聽眾有所互動。這樣我想起了在【商務英語口說實戰班】中,每週會練習各種真實的商務情境,簡報週時,一位散熱工程師就用了這個花生醬,成功地引起其他產業沒有專業背景的同學興趣,引發對散熱孔的好奇,現在我們就來看看一般常見表達與塗上花生醬後的差異吧~

一般常見表達

現在帶大家看散熱孔設計原理圖,這種類型的設計擁有良好的進風與出風口設計,可以看到圖片中,左右雙螺旋由上吸入熱量後,再由四處排放,更能快速帶出機體內部的廢熱。
另外在主動式散熱下,當鰭片間距過小其實也會影響流體通道…

陷阱牌花生醬表達

請大家仔細看這些照片,你喜歡哪一種設計?或許你的答案是蘋果筆電,但是為什麼?為什麼你們總是選蘋果呢?
背蓋裡散熱孔的設計,可以有效避免機器運作溫度過高,降低造成當機或效能減弱的問題。

Informative(資訊提供)類型的簡報也是實務上常見的簡報情境,當新的技術、產品或市場趨勢出現時,用於分析結合公司現有產品的可能做法、或與自家技術比較等等。而這類型的簡報,常見的窘境就是講者說得很用力,但聽眾聽得很模糊。如何用對方法把一個只有「同行」或「同部門」都知道的內容,換個手法用簡單的表達,陳述到連外行的人都能聽懂,才能看出講者的簡報實力!

一旦引起聽眾好奇心,他們的注意力自然就離不開你的簡報。就像利用一般人對筆電、蘋果並不陌生,簡短的問句能讓聽眾在腦海中直覺回答,還沒有認真思考前,講者又立刻丟出另一種常見錯誤思維,聽眾腦中立刻閃過「啪、疑、叮」的反轉效果,順利引起聽眾注意,也讓「散熱工程」變得不再那麼遙遠。

如同作文技巧,開門見山法、譬喻法,每人喜歡的招式都不同
簡單掌握「 3C 原則 」,就能擁有抓住聽眾的花生醬效果!

想當位不讓聽眾睡著、有趣的講者,最簡單的做法不是先準備幾個冷笑話,而是從「目標聽眾」身上找尋和「主題」相關的「生活經驗」,無論是好或不好的體驗都可以,因為「同感」比「同意」還重要。運用 3C 原則,去思考如何設計演講台詞,進而引發聽眾共鳴。

Core message(講者的核心訊息) x Concise(訊息要簡而有力) x Connected(訊息要能引起聽眾共鳴)

先前擔任品牌公關舉辦活動時,為了讓女性聽眾聽完我的介紹後,會想與公司合作。當我動手設計演講臺詞時,心想著 3C 原則,第一個 Core message,是「品牌」需要用心維護,而公司的產品可以幫他們做到;第二個 Concise,運用設計簡短有力的句子做反差的比較;最後則是 Connected,因為現場女性都有保養的經驗,一提到馬上腦袋有畫面,明白自己的形象也需要「保養」。

於是在會場,一開場我就說: 「『 女人啊,沒保養,樣子老 』,停頓一下接著說『 女人啊,有保養,老.樣.子。』許多藝人積極健身或做醫美,為的就是在粉絲心中留下多年如一日的美好畫面,那麼我們在老闆、客戶、同事心中又是什麼形象呢?要如何保養「自己」這個品牌呢?」果不其然,這出奇不意的比喻,成功吸住所有人的眼球,接著我才介紹公司、產品、合作模式等。

很多人都有介紹產品的經驗,卻常掉入「產品」的陷阱裡,忘了真正會使用產品的,是活生生的「人」,若能跳出框架,思考產品對聽眾帶來的好處、能解決什麼樣的問題,絕對比平舖直述唸著產品規格還要吸引人。

也許還沒上過簡報課的同學,有些人認為反正我渾身專業,平常也只跟懂專業的主管跟同事報告而已,哪需要什麼花生醬?但在《上班族的商務簡報術》《商務英文簡報高效班》中,喬伊常提到,簡報就跟人一樣,有百百種,我們呈現的方式不同,就會在別人心中產生不同的標籤,會做簡報,和會做「吸引人」的簡報是兩種層次,不同層次當然就會帶來不一樣的發展。下次有機會,試著在你的簡報塗個花生醬吧🍯

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