補給你的英文冰箱!步驟圖手把手教你用 Google 零成本打造「個人語言資料庫」

多數人對於「用中文」講解專業沒問題,但換到要「用英文」表達時,不是 Google 翻譯老半天,就是對自己講的或寫的英文沒有把握,不知道是否陷入中式英文、或是不夠道地無法打動人心,語言轉換時就陷入當機模式該怎麼解決?其實學習英文正如同學習地圖中所提起的,就像做一道料理,每當孩子喊餓了,媽媽就是走進廚房,打開冰箱瞧一瞧裡頭有什麼材料,兩三下就出好菜。而像媽媽這樣打開冰箱就能立刻反應要煮什麼的功力,正好是喬伊在英文教學的終極目標:用方法教會同學腦中資料庫,隨時脫口而出就能說英文、寫英文,但 easier said than done,出一張嘴的確比較快,說到不等於「做到」。接下來,喬伊冒著破壞市場的風險,也要一步步告訴你腦中的資料庫該如何建立,讓同學有目標有意識的持續練功。

我曾在《你的英語準備上場打仗了嗎?四步驟強大你的彈藥庫!》提起,想在職場說好英文就要先建立好個人的「語言資料庫」,藉由收集用「英文」去找「工作領域的常用英文、片語和句子」,讓自己在關鍵時刻,從腦中立刻挑出句子即興發揮。想像媽媽一樣,隨手出好菜,第一個步驟,是釐清自己「要會的關鍵字」究竟有哪些,可以按照「職稱」、「領域」或「應用情境」等類別著手去找,正如同媽媽走入市場為冰箱挑選食材一般,找到常用又好使的字彙。

接下來就讓喬伊用「工作職稱」示範如何建立語言資料庫的細節,並結合自己的習慣發揮,雖然內容或許與你的工作無關,但方法可是一模一樣的喔!就讓我們吸收媽媽們的買菜哲學,運用在職場或是學英文上,建立好個人專屬語言資料庫,有朝一日,和媽媽一樣媳婦熬成婆。

範例工作職稱:專案經理
範例工作內容:常和外國人溝通,又或者想要朝外商發展,在表達上想要做到信手捻來就能發揮

Step 1 :搜尋
好比媽媽走入市場搜尋家人喜愛的食材,你可以善用 Google 搜尋職稱 + 相關字彙

在 Google 輸入「project manager」這個職稱後,空一格再打「glossary(意:相關字彙)。 Enter 鍵一按下去,跳出高達四千多萬筆的結果,這正就表示世界上有這麼多人,對這項職務的內容早就有所著文,該會的專業要怎麼說,根本不需要靠翻譯,從中找出你要的細節就行囉~

Step 2 :選擇
好比媽媽挑選對健康有益的食物,你可以流覽多數網站,找出貼近目前需求的內容

好加在我們多數人的工作,在地球上早就有別人做過,自然留下寶貴的紀錄,因此才有滿山滿谷的搜尋結果,但這時選擇障礙症的人就更不知所措了,這麼多筆的資料,到底要怎麼選?在這喬伊建議至少點選十個以上的網站,依你現在的「需求」或「功力」,看看網站整理相關字彙的方式,是不是你需要或適合你的。

以下兩個網站,哪一個才是目前適合你的?

網站 A :左方按字母排列,把所有跟「專案管理」相關的單字以及其解釋一一列出,讓人快速了解專有名詞的定義。
資料來源:https://www.smartsheet.com/complete-glossary-project-management-terminology

這個網站適合嚮往這行的人學習、或是剛開始做專案的人。可以從中直接看到專有名詞的英文定義,工作上若有需要解釋,就可以直接拿來用。

在此提醒,資料庫建立的方式,並不是從別人家冰箱的材料,直接搬到自己家的冰箱,因為這樣還不如乾脆放別人家,有需要的時候再去翻一翻就好。縱然你看到一堆 A 開頭的字,也不代表每個字都是你需要整理放到自己電腦裡的,要慎選自己需要的是什麼,例如在工作上老是聽到或用到重複的字,對於這種「高翻牌率」的字,才應該放到資料庫裡。

網站 B :頁面照字母排列往下瀏覽,將「專案管理」相關的單字具體詳細說明,使人深入了解名詞的涵義。
資料來源:https://www.projectmanager.com/blog/glossary-of-project-management-terms

例如 D 開頭的其中一個字是 Dashboard(儀表板)。若你事先收集以下的描述放到資料庫裡,好處有二:一來當大家開會時,你的大腦因為已有先備知識,很容易聽懂,並知道要如何反應;二來是當要跟老闆、同事、部屬、客戶報告或說明時,你可以學習這些字的表達方式,例如在解釋圖表背後應該要注意的資訊,你可以說到這段描述中的這兩個字 underlying information、或者當你建議要改用最新的線上管理系統,也可以輕鬆說出你的目的就是要讓 everyone has access to the freshest data. 模仿這些專業的描述方式,聽起來是不是厲害多了呢?

Step 3 :分類
好比媽媽的冰箱收納術,你可以依照不同需求與情境,將大量資料進行分類彙整

接著《你的英語準備上場打仗了嗎?四步驟強大你的彈藥庫!》中的第二步驟提到「筆記軟體」,因為找到龐大的資料後,總要有地方彙整起來,不管是 Notion, Excel, Heptabase, Evernote 等都行,挑自己習慣,容易上手使用的就好。提供以下這張圖片,用「分頁」去把資料庫按「類別」做區分,像是個人本身該有的專業,就存到「專有名詞」那一個頁籤中,至於其他類別,則是按專案經理的「日常工作」,需要和「各單位」溝通協調的情境,把相對應的表達先收集彙整起來。

那其他分頁的英文又要怎麼搜尋呢?這些都跟「專案經理」的工作職責相關,所以就直接在 Google 搜尋「project manager responsibilities」。接下來就按前述步驟再跑一次,多看一些網站找到比較順你眼、符合需求的。分頁的歸類也可以從下面這張圖片看出「專案經理」該做的事有哪些,每項「職責」就是筆記上的一個「分頁」,然後按分頁的類別,再去搜尋相關表達,找出職場上常用需求,最後再存到筆記本中。

資料來源:https://www.roberthalf.com.hk/employers/financial-services/project-manager-jobs

專案經理的職責之一是「管理進度」(圖片第 3 點),若按分頁的細項分類,想要找到關於「時程說明」的英文如何表達,就可以再到 Google 搜尋「manage project progress」,就可以看到管理時程或進度時,要怎麼用英文表達(如下圖)。

專案經理要做的事當然不僅僅只有解釋事情,有時候還要會跟人吵架,這時不妨搜尋 project manager challenges ,就會看到專案經理工作辛苦的那一面,因為事會變、人會失控,遇到一堆問題還要跟老闆報告,所以若要說明工作上遇到的問題, challenges 搜尋出來的結果肯定有一堆表達可以用。大家要知道,除非你的工作在這世上絕無僅有,只有你一人在做,所有資料只能靠你重零累積,否則按道理來說,各行各業的路早就一堆前人走過,不要浪費他們辛苦留下的痕跡,借力使力讓自己的表達更道地。

資料庫建到這,有沒有發現比用 Google 翻譯更有底氣呢?這就是我所謂的「用英文」去找「英文」,找到的結果都是活生生的人使用的,不用擔心用字不道地、或文法對不對,省時省力多了啊!

Step 4 :更新
好比冰箱內的食材需隨時保鮮,你可以將筆記隨手即時更新,養成好習慣

對了,對於累積語言資料庫的做法,並不一定總是要戰戰競競坐在桌前,花個好幾小時去建立。除非你本身是非常目標導向(goal-oriented),一旦下定決心,未達目的絕不停下來,否則對一般剛開始要建立資料庫的上班族而言,多數都還處在跟英文「相敬如賓」的階段,就像男女朋友剛交往一樣,若是一開始瘋狂花時間黏著人家,很容易就開始感到害怕而退縮。然而對於那些隨手在網站上查到的、不經意在別人 Email 上看到的、常聽到老闆這樣說的或是同事最愛用的等表達,最好用「隨手、順便」更新的方式進行,像是手機和筆電都能同時更新,不管是坐在辦公桌前,或站在捷運上,都能因為打開同一個 App 或筆記軟體就即時更新,也因為不需花太多力氣,才有可能讓你持續做下去,進而養成習慣。

想抓住對方的心,先抓住對方的胃
你費心準備的佳餚,就一定會是對方眼中的美食嗎?

想學好英文,根本不需要擔心是否有語言天賦,或一定要身處在國外的環境下,用理性的方式解決,自己就能先幫自己打底。很多學長姐透過在【商務英語口說實戰班】的密集訓練下,進而成為一個有內容的專業工作者,然而這種系統化的方法正是同學們最稱讚的地方,不考驗學員的悟性,只要你願意按每週進度練習,很快就能習得上手說英文的技能。

說到底還是要提醒大家,在商務英文溝通這項學問中,最難的真的不是「英文」,而是「商務」和「溝通」的思維!因為從以上的方法,你可以知道工作上「要說什麼」是有跡可尋、早就能事先準備起來,那些讓你以為聽到什麼就可以回應什麼的人,不過就只是用各自的方法,將工作需要的相關表達存入腦袋資料庫,所以信手捻來就是一道料理。但你隨手端出的菜,是不是人家想吃的,有沒有符合對方的需求,這才是職場上最大的挑戰!就像用英文做簡報,最重要的並不是英文有好聽、用字多漂亮,而是你是否能預測聽眾的期待,說出影響對方的內容;又或者在開會時,有沒有做好全員的期待管理,在對話邏輯上直達目標?所以不論何種語言,會說話跟說重點是兩碼子事,我們更應該把重點放在如何端出對方喜愛的料理上,在建立資料庫時,不妨以這個想法為基礎,選擇適合的用字與表達喔!

既然提起商務溝通思維與對方的需求,以下的文章提供您進一步思考

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