你還在用「感覺」做簡報?製作簡報,其實也有製程和SOP

準備一份簡報,得花超多時間,常要加班製作,好不容易辛苦做完了,結果被問到體無完膚,覺得「簡報體驗真差」!

不管是中文或英文的簡報技巧課堂上,喬伊在下課後常會聽到一些同學的「告解」:

「早知道就先設計架構,難怪他們說我簡報沒邏輯!」

「原來我一直沒好好為自己爭取,還以為只要比氣長,升遷自然會輪到我。」

「終於知道那些很會簡報的人,原來職場不只要會做事,還會做人。」

在我聽來,同學心中那些「千金難買早知道」的遺憾,其實是來自於對簡報學習的不完整,報告內容難免造成講者和聽者之間的誤會。也因為聽者聽不到重點,過程中難免一直打斷,甚至有些聽者還會質疑講者的專業。

不管是人際相處、職場升遷、投資買賣、或是對於人生的體悟,總有一些事你會希望有人早點告訴你,就像那些《真希望我在xx歲就知道的事》或《下次投資前一定要注意的幾件事》的書籍,「簡報」也不例外。

在聽完同學的告解之後,我會和他們說:「英文有句話叫 Better late than never. 遲到總比不到好,有些事晚些知道沒關係,一旦知道了,你的行為自然就會不同,機會自然就多了。」

關於「簡報」這個學問,究竟有哪些「早知如此」?今天這篇,喬伊和大家分享在教書的這些年,看到了哪些普遍的迷思,以及一些同學課後的醒悟。

1 . 你常用感覺和經驗做簡報?

準備一份簡報,得花超多時間,常要加班製作,好不容易辛苦做完了,結果老闆和客戶想聽的說變就變,又被問到體無完膚,覺得「簡報體驗真差」!因此每次接到簡報任務的第一反應就是「煩啊」。

《恆毅力》作者 Angela Duckworth 提到,有些人在工作上累積數十年的經驗,甚至一輩子做同樣的工作,但始終停在中等層級而無法再往上提升。同事開玩笑回她:「有些人有二十年經驗,有些人只是將一年經驗重複了二十年。」

喬伊要問,你是用經驗做事,還是用方法做事?

為了讓同學明白「冤有頭債有主」,找出問題的根源,這時我會問同學:「你們怎麼知道自己的簡報做完可以上場報告了?」又或者「做簡報時,你怎麼決定一份簡報的內容已經完整,可以寄出去了?」有趣的是,同學每次聽完這問題,表情都是困惑,一副「什麼?這題也要思考嗎?」

很多人在做簡報時,大多依賴的是直覺,就跟找另一半一樣「憑感覺」和「經驗」。但問題是,這兩者都挺抽象的,沒有一個具體的方向和指標,就像一個導遊每次帶著觀光客坐船出航卻都不知要去哪,在迷路中隨意飄盪,最後靠到哪就叫大家下船,結果卻發現島上無人,被問為何來這也說不清楚,最後當然是敗興而歸。

其實,簡報就像公司的產品一樣,也需要完整的製程、縝密的規畫,事先設定投入的成本、時間、物料、和各階段的里程碑,連最後產品長什麼樣,也都全程是設計好的,並非隨機決定想到哪做到哪。因為不經規畫就做簡報的代價,就是浪費時間和力氣

就像我在課堂指導的,完整的簡報製程有五步驟:

  1. 釐清簡報條件
  2. 分析聽眾需求
  3. 規畫簡報內容
  4. 呈現關鍵訊息
  5. 做好上台準備

有了「製程」,才能省力省事,做出具有水準的作品。

2 . 你覺得有需要發表的人,才該去學簡報?

有次去新竹教課,一位會計部門的同學在上課中開著筆電、做自己的事,我好奇靠近問怎麼不跟著大家一起練習?
只見他回:「我的工作不需要做簡報。」
我問他:「那你為何要來上課」
他又回:「是老闆叫我來的……我是覺得喔,簡報這種事,交給需要講話的公司業務或PM就行了,像我這種幕後人員,乖乖做事就行了。」

哦?真的是這樣嗎?

於是我問他:「你平常工作需要跟老闆說話嗎?」他點點頭。
我接著問:「老闆會問你的想法和意見嗎?」他也點了頭。
我再問:「那你都怎麼跟老闆說你的想法和意見?」
他說:「看老闆想知道什麼,我就說什麼」
我再問:「那麼,你老闆為何指派你來上簡報課?」同學搖頭。

喬伊在文章《全部努力,不如用對力:搞清楚公司到底需要你的什麼能力?》提到很多人進公司沒多久,發現自己某些能力跟同事重疊,造成工作成果不是很凸顯,重要性相對低落。結果為了保住自己在團隊的地位,一味「努力且大量工作」,不止造成自己更多的焦慮,甚至因無法受到老闆重視而感到沮喪。

這跟簡報有什麼關係呢?

在大型組織裡,通常同一個部門會有很多員工,大家的職責相似,但待遇卻差異很大。說到底,你的待遇還是由老闆決定,但問題是,在老闆心中,你到底有沒有存在感?當大家都在埋頭做事時,有沒有誰可以抬頭、體諒老闆日理萬機,有可能對於一些事的理解不夠全面,僅管知道有些事很重要,卻無法判斷決策,因此透過簡報幫老闆整理好資料,在開會時主動提出有建設性的想法,想當然這樣的人當然會優先被注意到。

「注意力」就是「競爭力」,每一次「簡報」,就是注意力的搶奪戰。

再多說一句,老闆為何會指派同仁來上課?如果是我,老闆叫我去上課,這肯定表示某些事我做得還不夠好。若連老闆背後的心思都沒有辦法摸透,只是低頭做自己的事,想在職場生存自然不具優勢。

3 . 你以為只有PPT才叫簡報?殊不知開口報告就是簡報

我舉個例子。曾有位業務被老闆要求,負責提供公司全部產品的銷售記錄。同仁心想這任務簡單,直接把 Excel 表格截圖,複製貼上到投影片。到了開會當天打開簡報後,老闆看了一眼也沒讓他說話,直接問他:「那接下來我們要怎麼做?」

對這突如其來的要求,同仁原以為只要把數字唸一唸就好,緊張地開始隨便找個數據就亂扯一通,一會說某商品該要追加預算行銷,但被問到細節做法瞬間又語塞,一會又說應該把南部市場的資源調回專攻北部市場。誰知老闆忙歸忙,一聽就知道同仁根本沒做功課,當大家面前直接唸他:「你在報告什麼東西啊?我請你來幹嘛的?」

再舉一個例子。曾經有同學在上課一開始就跟喬伊說:「老師,我沒有簡報,因為我在工作上只用的到 Excel ,這樣還可以上課嗎?」,原來同學以為「簡報 = PPT」,不會做PPT等於不會簡報。

等我靠近一看,他的 Excel 檔秀出的是整間公司上一季的開銷。我問他:「你每隔一段時間就要跟老闆報告這個內容嗎?」他點頭了。於是我說:「那請問你,這裡內容這麼多,你打算從何講起?又要給什麼建議?」只見同學「呃…」了幾秒後說:「看老闆問什麼,我再說什麼……」

什麼?這麼巧?剛才新竹的同學也是說:「看老闆想知道什麼,我就說什麼」。所以,如果能多想一步老闆想問什麼,是不是可以先解決這個難題?

很多簡報者的投影片,充滿著數據和資料,但是喬伊覺得,最大的重點,絕對不是資料被放在哪種格式上,而是講者如何針對「資料(data)」解讀成有用的「資訊(information)」

你究竟是在「讀」資料,還是在「解讀」資料,其實明眼人一聽就知道。許多人將提供資料視為終點,但是只有當資料被好好解讀成資訊、達到老闆想要的目的時,資料才會發光發熱。記住,在這資訊爆炸的時代裡,並不缺任何資訊,而是解讀資訊的能力!

好啦,以上就是千金難買早知道的簡報故事,有幾個是你曾經發生過的呢?留言讓喬伊知道一下吧!

推薦你幾篇好文章

想知道一個人的簡報能力,會如何影響你在老闆心中的分數,歡迎參考《擅長做事的人,該怎樣表現「你比別人好」?兩個方法,點亮你的優勢》。

最近分享率很高的一篇《那些隱藏在蘋果發表會的簡報重點!

推薦你我私心推薦的簡報好課

上班族的商務簡報術

0 comments on “你還在用「感覺」做簡報?製作簡報,其實也有製程和SOP

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google photo

您的留言將使用 Google 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

連結到 %s

%d 位部落客按了讚: