懂得這樣用GOOGLE,快速形成道地英文商務句!

上班族平常就忙到不可開交,想要「從零打掉重練文法」實在太難,這時不妨用眾人的力量,直接找答案比較快。

有同學問我「Joy老師,我每次在寫Email時,常不確定句子到底寫的對不對,用Google 翻譯後,又擔心句子不夠道地,該怎麼辦?」

巧的是,昨天我去台北一間科技公司進行企業內訓,下課後也有同學提到,網路上可以看到很多文章,標題大多寫著「你知道 xxx 的英文是什麼嗎?」又或者是「xxx 的英文怎麼說?」同學說了,這些教學文章沒半個在講我工作上的內容,我還是不知道怎麼用英文描述我的問題啊。

這種感覺,就好像在網路文章看到「五倍券」的英文是quintuple stimulus voucher,但回頭看著電腦上的Email,你還是不知如何用英文跟外國老闆解釋,如何用臺灣五倍券購買自家產品的行銷細節。

有人可能會說:「這還不簡單嗎?就直接用Google翻譯啊?」只要先用中文把想法或句子打在螢幕上,全部貼到翻譯框後,直接出現英文翻譯,然後再複製貼上到Email裡,好像是挺快的。

雖然google翻譯已經有了日新月異的進展,但是翻譯得不恰當的狀況,還是時有所聞。又或者,外國人真的會這樣表達嗎?

今天這篇,喬伊就要來和大家分享一下寫作小秘訣,不止可以快速寫出英文句子,同時還可以讓句子多些變化喔!

其實這個方法也跟谷歌大神有關,不過不是用翻譯的,而是用「搜尋的」!為免有失公允,讓我找個不熟悉的領域示範給大家看。嗯,就來講手機問題好了:主機板發燙。例如有工程師要跟老闆或客戶解釋手機的主機板之所以會發燙,造成的原因很多,其中之一是:

「在充電狀態下,電池會產生熱量,屬於正常現象。」這句英文要怎麼寫呢?

1 . 關鍵字大搜查:先把中文句子裡的關鍵字找出對應的英文,然後在Google搜尋英文關鍵字

我知道充電是charge、電池是battery、熱量是 heat、正常是normal,但完整句子要怎麼寫才道地?直接搜尋吧!把你會的「關鍵字」英文,按句中順序用Google搜尋,然後就會看到最上頭的解釋一大串,耶~答案出來了

「It’s normal for a battery charger to have standard heating-up when charging a mobile phone.」

這樣是不是快多了?

這個「找答案」的原理非常簡單,只要「關鍵字越多,搜尋結果的範圍就會縮小,範圍越小就越靠近你要描述的細節」。倘若這個句子「在充電狀態下,電池會產生熱量,屬於正常現象。」只搜尋 battery heat,又沒提到是什麼情況下(充電中)或是補充描述(是正常的),跳出來的搜尋結果就會五花八門,要找到更接近你想表達的,就會像大海撈針一樣困難。

所以,大家至少要知道自己要表達的句子中,關鍵的主詞、動詞、或名詞英文是什麼,接下來就讓網路去幫你組合。

要知道,你在做的事或想寫的內容,在這世上可能早有人比你先經歷過,就連「發射火箭送人到外太空」這類的業務,也不止一家業者在競爭,所以,遇到要寫英文句子時,你並不需要憑空想像,借力使力以直接搜尋會快很多。

不過在這也要提醒大家,若要直接照抄但又涉及商業利用等公開發表的話,就要小心不要違反著作權,但若是一般通用議題,像是解釋問題怎麼發生、客訴如何應對等就能避免大部分的敘述錯誤。

不過,如果想要道地或者直觀的表達自己的意思,那是另外一個範圍的學習領域喔,參考一下我的商務EMAIL課程吧!如果單字是點、句子是線,那麼這個課程,就是涵蓋點線面的全觀視角,可以讓你學到商務書信寫作的基本架構,並且也顧及到上班族需求,幫你搭配好各種實用的寫作工具,以及商務信件懶人包囉!

2 . 限定搜尋法:用「雙引號 “ ”」以及「星號 *」來限定搜尋範圍

首先,有兩個符號先介紹給大家認識。第一個是「雙引號 “ ” 」,在Google的搜尋欄位輸入關鍵字的前後補上雙引號 “ ”  ,例如 “thank you for” 就會「限定」在浩瀚的谷歌大海中,只能出現跟這3個字有關的搜尋結果。

雙引號可獨立使用,或是搭配星號一起搜尋,用在英文寫作上,有兩個主要的功能:

功能1 → 驗證:不確定哪個寫法才對?看哪個搜尋結果最多吧!

很多人在寫句子時,常搞不清楚介系詞要用in, on, at, of, to, for…. 哪一個,有時用錯句子的意思又差很大,這時就可以來PK,看看哪個用字在Google比較多人支持。例如這句話「測試設備放在桌下」,請問「放在桌下」是要用 under 還是 below?這時直接用雙引號搜尋吧,結果發現:

“put under the desk” 有7,630,000 項結果

“put below the desk”卻只有10項結果

under 完勝!

上班族平常就忙到不可開交,想要「從零打掉重練文法」實在太難,這時不妨用眾人的力量,直接找答案比較快。喬伊老師還是得說,僅管搜尋結果比較多,還是要在搜尋結果頁面往下滑個幾秒,確保大家寫的就是你要表達的內容,例如 put under the desk 不只在這世上有一堆人都如此描述,畫面甚至還跳出「圖片」的結果,應該就是你要表達的意思!

功能2 → 變化:不想千篇一律?搭配星號搜尋看看吧!

第二個符號是「星號 *」,只要在雙引號的字串中任一位置輸入星號,就會出現所有那個位置可能的用字,例如我們想要在信上表達「感謝對方的回覆」,這時在Google輸入 “thank you for your * response” ,就可以看看在 your 和 response 之間會有哪些單字或表達。跳出來的搜尋結果有:

thank you for your prompt response

thank you for your positive and timely response

Thank you for your consideration and forthcoming response

上述例句的粗體字都是「星號 *」可以填寫的英文字和片語。大家在輸入星號時,要記得在 * 前後要留半形的空格。另外,大家也可以隨意移動星號的「位置」和「數量」去找其他答案,例如輸入 “thank you * your * response” 一來是找到中間到底要用何介系詞,二來則是找到名詞前面可以用的其他形容詞。

在這裡喬伊出兩題給大家試試看:

【題目一】

年底將近,很多人這時會寫信給給主管、客戶、廠商或其他部門同事,感謝過去一年的支持和幫忙,可以寫 We appreciate your support. 但若不想落得千篇一律的寫法,這時就可以針對 support 這個名詞來點變化,輸入 “we appreciate your * support" 看看 support 前面還可以寫什麼?

【題目二】

你想在面試時做準備,想要跟面試官說你「對於貴司的職缺非常有興趣」,這時你只知道要講 I am interested in this position,那要如何表達那個「非常」的程度呢?very嗎?還是?用Google搜尋 “I am * interested in this position” 試試吧。

最後要說,雖然以上的方法很好用,但有些同學可能會發現搜尋的結果不如預期,這時可能就要想是否該增加關鍵字,讓搜尋範圍再縮小,才能找到更貼近的表達。

另一方面,這也代表搜尋的內容可能是錯誤表達,大多時候出現的是中式英文的問題,例如很多人在工作上常會聽到 cost down這兩個字,因為成本考量所以會遇到很多人事物的調整,搜尋 “cost down”…結果跳出一堆頁面告訴你cost down是錯的,外國人不是這樣講的,這時你可以做的就是換其他「降低」成本的英文字再重新搜尋一次,然後你就會發現原來可以說 reduce the cost 或是 cost reduction喔。

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喬伊的「商務Email的結構化寫作法中,教的其實怎樣用文字來精準表達,不僅能讓你大大減少溝通時間、增加效率,更能讓人覺得你的職場專業度瞬間提升。如果你每天還在為商務信件寫作到處搜尋範本,或者想要藉由商務信件開創新事業,我相信我的「商務Email的結構化寫作法」 會給你一個完整的思路,可以在最短時間內,達到最棒的效果!

Photo by Mitchell Luo on Unsplash

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