讓老闆一眼就看見你?寫出第二層思考的Email,抓住每一個被注意的機會

有同學寫信問我:「Joy 老師,怎樣才能在工作上受老闆重用呢?」

仔細一讀,原來他轉職到新公司已一段時間,非常想要有所做為,加深老闆印象。但問題是部門人多,許多重要客戶都是資深同事負責,自己都在做些無關痛癢的小事。

充滿職場危機感的他,很擔心這樣下去對職涯發展不利,於是問我該怎麼辦。 

關於這題,還真是個大哉問。不過工作多年,我的確有些個人心得,因此在回信提到:「如果我是你,想提升在別人心中的存在感,絕對會把任何看似無足輕重的小事,做得好到令人意想不到的境界。而且啊,當你先放下焦慮,專心堆疊別人心中的信任和可靠時,搞不好還會有出乎意料的發展喔!」

請培養自己「第二層思考」的能力

當然,這道理大家都知道,但實際上又要如何做到?我先說結論,想在職場有發展優勢,你得善用「第二層思考(Second-level thinking)」,並且把握每次展現機會,有意識地預估對方可能的所有反應,然後精心設計最適合的呈現內容。

「第二層思考」指的是要能加深思考,做出不同的抉擇,因此才能有高於平均的表現,這在之前的文章有詳細說明,今天這篇文章,要聚焦的是內容背後的設計思維

什麼意思呢?讓喬伊用自己的例子說給你聽~

說來有趣,教書並不是我唸書時的志願,也不是小時候的夢想,但為何我會從科技公司的上班族,成為一名在各大企業授課的職業講師呢?一切要從「我用 Email 成功提升老闆心占率」講起。

那時我剛從英國念完研究所畢業回台,順利進到人稱電子五哥的公司,負責品牌行銷的工作。由於剛進公司還是隻小菜鳥,我常常都在做些跑腿、文書等瑣事,對於客戶的專案根本摸不到邊,再加上部門人很多,平常和主管幾乎零互動,頂多在週會輪到我報告時,會聽到他叫「Joy?」那時我心想:「不行,再不刷點存在感,到年中(終)打考績就尷尬了。」

但有什麼管道,可以讓主管直接見識我的能力嗎?答案是:Email! 

由於一開始還沒什麼機會做簡報、或和外國客戶開會,我常被主管和資深同事放在和客戶、廠商往來的 Email 副本(Cc)裡。雖然沒我的事,但每次我都像柯南一般,仔細閱讀這些 Email ,試圖從字裡行間找出線索,分析主管和大家的立場、在意的點、以及溝通喜好等,並且把這些觀察記錄在筆電裡,心想有天肯定派得上用場。

果然,沒多久我開始得針對調(跑)查(腿)的結果,寫信跟主管還有其他同事報告。

把握寫信給主管的機會:讓他直接看到我的能力

我的主管曾在開會時抱怨每天收到的信件,有很多封都會讓他看完覺得煩。寄件者要嘛把 Email 當論文在寫,要嘛句子太少語焉不詳,再不就是英文表達有誤,又或者沒篩選好收件欄位和副本的人,結果引發溝通誤會越描越黑。

對我而言:「問題在哪裡,機會就在哪裡」,所以透過第二層思考,我的 Email 肯定不能踩到這些地雷,才能讓主管有正面的閱讀感受。

1 閱讀觀感佳 

要有好的印象,首先就得從「版面」下手!如下圖,和左邊密密麻麻一坨字的表達相比,我的 Email 總是像右邊的範例一樣段落分明,給主管的「視覺體驗」較舒服。

2 閱讀路線清晰 

在我的觀察紀錄中,主管其實「挺沒耐心的」,凡事要求「快狠準」,以及「千萬別浪費他的時間」。我的第二層思考到這裡,就是要讓主管有「寫信者也是這樣想」的認同感,因此每次寫信,我就當作這是「最後一次機會」,透過架構、邏輯、用字遣詞的精心雕琢,細心設計好主管的「閱讀路線」。

從下圖可看出,除了透過「版面」先對比出正面觀感外,從信件目的相關補充說明,以及給主管的具體行動呼籲,一路從第一段舖陳到最後,確保他能「快速理解」整封信的內容,而不會在閱讀後產生更多的疑問。 

一張含有 文字 的圖片

自動產生的描述

3 英文表達有水準、變化多

很多人在沒訓練之下,常會寫出像是上述範例中左邊的狀況,出現很多拼字、文法、翻譯、用字等錯誤,這樣的信件造成主管在閱讀後產生一堆問號,搞不清楚寄件者究竟在寫什麼,更糟的是,還會覺得寫信來的人在浪費自己的時間。

為了讓我僅有的少數寫信機會,可以給主管眼睛為之一亮,我在表達上可是用盡心思,目的是要直擊重點,但又不能千篇一律沒變化。

舉個例子,大家可以從下圖看出,不管是「寫信目的」或是「信末結尾」的表達,都是我刻意安排的巧思,希望收件者在閱讀信件時能有小驚喜,覺得「嗯?沒看過這種表達耶!」

後來才知道,原來主管常會儲存我的 Email 當範本,因為覺得閱讀起來就是不一樣,對我的印象隨著信件往來越來越深刻。就如我後來在課堂上開玩笑說的:「姊寫的不是信,是影響力!」Email 對當時的我而言,每按下一個 send,代表的並不是事情交待完就沒我的事了,而是測驗出「我在對方心中的地位是否逐漸提升,是否能夠勝任更多的任務」的意義。

如我所料,我這精心設計的苦心,的確被主管一眼看中,沒多久,我就開始負責客戶的專案,有更多簡報和開會的機會,去展現自己的能力。

至於後來為何會轉職變講師呢?呵,因為不只有我的主管會存我的信件當範本,連其他部門的主管也注意到了,常請我在下班後去指導他們的部屬,訓練他們「千萬別想到什麼就寫什麼」,而是要學會「第二層思考」,就是預期收件者可能的反應,調整呈現的內容。訓練一段日子後,某部門主管的朋友,剛好是做企業內訓的顧問公司老闆,而我的正面風評就這樣傳到他耳裡,因此受邀成為職業講師,開啟新的人生篇章。 

若你想受主管重用,也想被人注意,不妨也和喬伊一樣,把 Email 當個人履歷一樣,把每個收件者都當作見證你能力的面試官,雖然隔著螢幕,也要讓他們見字如見人,感受到你處事待人的專業,留下好印象,或許這些 Email 在某天也能成為你職涯發展的利器喔!

想跟我一樣,寫出這樣有影響力的 Email 嗎?真是恰巧,現正開課中:商務Email的結構化寫作法 名額不多,敬請盡快報名!

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Photo by Josh Calabrese on Unsplash

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